O mundo dos negócios tem passado por uma revolução significativa no que diz respeito à segurança. Uma das provas mais contundentes disso é a Lei Geral de Proteção de Dados, que trouxe mudanças profundas na forma como as empresas lidam com a LGPD no RH e nos demais setores.

Além de estabelecer diretrizes claras sobre o tratamento de dados, a LGPD também é bastante firme quanto à conformidade. As penalidades por não adequação à nova lei são rigorosas, como ilustrado pela primeira multa aplicada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), no valor de R$ 14 mil.

O fato é que a legislação não está para brincadeira. E como o RH é um dos departamentos mais impactados por ela, hoje vamos explorar as medidas que os profissionais da área precisam adotar para proteger as informações de colaboradores e candidatos. Boa leitura!

O que é a LGPD?

A essa altura, é bem provável que você já tenha ouvido falar bastante sobre a LGPD. Mas, para garantir que todos estejamos na mesma página, vamos relembrar o que está por trás dessas quatro letras.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma norma brasileira que entrou em vigor em setembro de 2020.  Inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), ela tem como objetivo regulamentar o tratamento de dados pessoais por parte de empresas e organizações no Brasil.

Em suma, a LGPD estabelece diretrizes e princípios para o uso adequado e seguro das informações pessoais dos cidadãos, conferindo maior controle e transparência sobre como esses dados são coletados, armazenados, processados e compartilhados.

Qual a relação entre LGPD e o RH?

Antes da LGPD, a gestão dos dados de colaboradores e candidatos por parte do RH era um universo de papéis e processos manuais.

Muitas vezes sem perceber, a empresa negligenciava a segurança das informações contidas em documentos como currículos, contratos de trabalho, dados bancários e atestados, os quais ficavam expostos nas mesas ou eram armazenados em arquivos físicos.

Com a transformação digital e a implementação da LGPD, essa dinâmica mudou drasticamente, exigindo que o RH revisasse suas práticas para se adequar às novas normas de proteção de dados.

Mais do que introduzir uma série de requisitos e responsabilidades que impactam diretamente o trabalho do RH, do recrutamento ao desligamento do pessoal, a nova lei também reforçou a importância da transparência.

Agora, por exemplo, o RH deve comunicar claramente aos colaboradores e candidatos o motivo da coleta de dados, como serão utilizados e por quanto tempo serão armazenados.

O que o RH precisa fazer para se adequar à LGPD?

Como mencionamos, o descumprimento das normas estabelecidas pela LGPD pode resultar em penalidades financeiras. Sendo assim, é fundamental que as empresas estejam atentas e implementem medidas para garantir a conformidade com essa legislação.

No que diz respeito à rotina do RH, algumas práticas e cuidados que devem ser adotados:

1. Revisar e atualizar os processos internos para garantir que eles estão devidamente alinhados com os princípios da LGPD;
   
   
2. Implementar medidas de segurança robustas para proteger os dados pessoais e sensíveis, tais como criptografia, controle de acesso, monitoramento de atividades e outras práticas que assegurem a confidencialidade e integridade dos dados;
   
   
3. Desenvolver políticas claras de retenção de dados, estabelecendo o tempo pelo qual os dados serão armazenados e os critérios para sua eliminação quando não forem mais necessários para a finalidade original;
   
   
4. Obter o consentimento dos colaboradores e candidatos para o tratamento de seus dados pessoais. Esse consentimento deve ser específico, transparente e obtido de forma clara e inequívoca;
   
   
5. Promover treinamentos regulares para a equipe do RH e demais colaboradores, destacando a importância da LGPD e as práticas adequadas para garantir a proteção dos dados, incluindo evitar o compartilhamento de senhas e a exposição de documentos, por exemplo;
   
   
6. Desenvolver procedimentos para responder às solicitações dos titulares dos dados, como acesso, retificação e exclusão.
   
   

Além das dicas acima, também é recomendável que a empresa crie um comitê multidisciplinar que fique responsável por:

• Averiguar as necessidades da empresa para as adequações indispensáveis;
  
  
• Aplicar as alterações requeridas em todos os departamentos da empresa;
  
  
• Avaliar se lei foi executada corretamente e/ou se entra em conflito com algum processo já existente;
  
  
• Solucionar falhas e erros decorrentes da integração entre os sistemas e as obrigações legais da organização;
  
  
• Manter a vigilância sobre o cumprimento da LGPD.
  
  

Considerações finais

A conformidade com a LGPD já é vista, hoje, como um pilar fundamental para a construção e manutenção da reputação corporativa. Afinal, a tendência é que colaboradores, candidatos e consumidores avaliem cada vez mais a postura ética das empresas em relação à proteção de seus dados.

Ao adotar práticas transparentes e responsáveis na gestão de informações, o RH não apenas evita penalidades e protege os interesses da organização, como também promove um ambiente de respeito pelos direitos dos colaboradores, contribuindo para a satisfação e retenção deles, fortalecendo ainda mais a cultura organizacional!

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