A legislação brasileira possui uma série de regulamentações relacionadas aos prazos de arquivamento de documentos trabalhistas e previdenciários.

É uma rotina administrativa que requer atenção dos departamentos de Recursos Humanos e de Pessoal, pois envolve diversos documentos, desde a contratação dos trabalhadores até os processamentos mensais e a entrega das obrigações governamentais.

Algumas organizações ou empregadores não dão a devida importância a esse procedimento, mas quando é necessário apresentar esses arquivos para auditoria ou órgãos competentes e eles não estão facilmente disponíveis, isso pode se tornar um problema.

Além disso, muitos desses documentos desempenham um papel importante no controle diário para manter uma gestão de folha de pagamento em conformidade com as leis e garantir o cumprimento de obrigações, tanto pela empresa quanto pelo colaborador.

Portanto, é importante compreender a importância de manter os documentos e obrigações trabalhistas e previdenciárias organizados e armazenados pelo tempo necessário, de forma segura.

O que são os documentos trabalhistas que precisam de arquivamento?

Durante a trajetória profissional de um trabalhador em uma organização são produzidos inúmeros registros e comprovantes. Da mesma forma, a empresa gera documentos como comprovantes junto aos órgãos financeiros e governamentais.

Isso resulta em um volume considerável de arquivos e papelada que precisa ser salvo de forma bem controlada mas, nem sempre precisa ser mantido por toda a vida.

Documentos trabalhistas incluem todos os que regulam a relação de trabalho entre empregador e colaborador. Eles abrangem detalhes desde a contratação, históricos, término do contrato, como o contrato de trabalho, exames médicos ocupacionais, acordos de compensação e prorrogação de horas, benefícios concedidos, guias de recolhimento do FGTS, entre outros.

Os documentos previdenciários, por outro lado, comprovam as informações do trabalhador para a Previdência, incluindo guias de recolhimento do INSS, comunicados de acidente de trabalho, documentos de benefícios como salário-maternidade, PPP, entre outros.

Com a simplificação trazida pela implementação do eSocial desde 2018, o processamento dos encargos tornou-se mais fácil, uma vez que um dos principais objetivos é substituir as diversas obrigações trabalhistas e previdenciárias que, anteriormente, eram entregues em diferentes formatos.

Agora, essas obrigações são cumpridas por meio das informações contidas nos eventos, que praticamente abrangem quase todos os requisitos exigidos pelos órgãos governamentais. Além disso, o eSocial ofereceu às empresas a oportunidade de organizar melhor e de forma mais adequada sua documentação, eliminando a necessidade de manter papéis e guias, o que facilita o controle.

Obrigatoriedade do arquivamento de documentos

A empresa deve considerar o cumprimento dos prazos de guarda de documentos, inicialmente, para atender à legislação e, em seguida, para se proteger de possíveis solicitações fiscais ou trabalhistas.

Há momentos em que pode ser necessário apresentar documentos para justificar e evidenciar entregas ou pagamentos.

Os trabalhadores também podem precisar desses documentos, como no caso de solicitar aposentadoria especial. Manter um histórico organizado do trabalhador e das ações de segurança no trabalho é crucial para atender aos requisitos da Previdência.

Existem diversas leis e decretos que regulamentam o prazo para o arquivamento de documentos trabalhistas e previdenciários, uma vez que essas obrigações são compartilhadas entre diversos órgãos, como o Instituto da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego, Caixa Econômica Federal e Secretaria da Receita Federal.

Os documentos de Saúde e Segurança do Trabalho são regulados pelas Normas Regulamentadoras (NRs).

A CLT estabelece que as documentações devem ser preservadas por determinados períodos, mas tanto as entidades do governo quanto as empresas passaram a utilizar processos de digitalização para simplificar o arquivamento. O decreto 10.278/2020 estabelece as técnicas e requisitos para a digitalização de documentos, atualizando as regras para a assinatura eletrônica.

eSocial

Mesmo com o surgimento do eSocial, as empresas ainda são obrigadas a manter os arquivos de documentos do trabalhador por um período específico de tempo.

O eSocial trouxe uma mudança significativa na forma como as informações trabalhistas e previdenciárias são reportadas e gerenciadas, tornando o processo mais eficiente e transparente. Relação de funcionários, atualização de CTPS, livros de registros, arquivos como CAGED e RAIS, e muitos outros foram substituídos pelas informações entregues ao governo através dos eventos do eSocial, então, já disponíveis no ambiente nacional para consulta dos órgãos oficiais e do trabalhador.

No entanto, não dispensa a necessidade de manter os registros e documentos em conformidade com a legislação para garantir a segurança e a conformidade tanto da empresa quanto dos trabalhadores.

A razão para isso é que a legislação brasileira estabelece prazos específicos para a guarda de documentos, a fim de garantir que as informações estejam disponíveis para auditorias, fiscalizações, processos trabalhistas e para garantir os direitos dos trabalhadores, mesmo em um ambiente mais digital.

Riscos de não ter a documentação organizada

Fiscalização

Em uma fiscalização do trabalho ou tributária, a empresa pode ser solicitada a apresentar documentações físicas ou digitais para auditoria. Se não cumprir os prazos ou não tiver os comprovantes exigidos, a empresa pode sofrer penalizações, como multas.

Processos trabalhistas

Trabalhadores podem requerer reclamatórias trabalhistas durante e após o término do contrato de trabalho, exigindo documentos e comprovantes dos últimos cinco anos na empresa.

Segurança

É importante manter documentos físicos em locais seguros para protegê-los de incidentes como alagamentos ou incêndios. Para documentos digitais, também é essencial manter backups seguros e controlar o acesso para evitar vazamentos ou perdas de informações. Cumprir as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as práticas de segurança da informação é essencial e mandatório hoje em dia.

Perda de prazos

Não cumprir prazos em notificações de auditores federais ou solicitações de trabalhadores pode resultar em multas e penalizações. Além disso, demonstra uma falta de organização por parte da empresa, causando má impressão.

Por quanto tempo é preciso manter os documentos arquivados?

O prazo de arquivamento dos documentos trabalhistas varia de acordo com o tipo de documento. É importante consultas as respectivas leis e normas regulamentadores para identificar exatamente qual o período.

Vale ressaltar que, a partir do momento que vencer o prazo, deve ser feito o descarte de forma apropriada tanto para os documentos físicos quanto para os digitais, a fim de contemplar as novas regras no tratamento de informações sensíveis ou organizacionais da LGPD. O seu não cumprimento é passível de multas.

Veja alguns prazos a seguir.

Prazo de 2 anos:

1) Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
2) Aviso Prévio;
3) Pedido de Demissão.

Prazo de 3 anos:

1) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED),

2) Registro de Segurança – o livro onde são anotadas as ocorrências relativas a caldeiras.

Prazo de 5 anos:

1) cartões, fichas ou livros de ponto;
2) recibos de pagamento, de adiantamento salarial, férias;
3) atestados médicos;
4) autorização para descontos não previstos em lei;
5) comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
6) Mapa Anual de acidentes do trabalho, conforme a Portaria (NR.4);
7) CIPA, documentos relativos à eleição, conforme NR 5;
8) COFINS – Aplicam-se as normas relativas a determinação e exigência de créditos tributários federais.

Prazo de 10 anos:

1) folha de pagamento;
2) recibo e ficha de salário-família;
3) atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade;
4) Guias da previdência Social (GPS) e demais documentos sujeitos à fiscalização do INSS.

Prazo de 20 anos:

1) Segurança e Medicina do Trabalho – Histórico Clínico do empregado, com todo o prontuário individual (NR. 7)

2) PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;

3) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), toda documentação: 20 anos.

Prazo de 30 anos:

Documentos relativos ao FGTS, Lei nº 8.036/90.

Prazo Indeterminado:

1) RAIS;
2) contratos de trabalho;
3) livros ou fichas de registro de empregados;
4) livros de atas da CIPA;
5) livros de inspeção do trabalho.

O cumprimento dos prazos legais de arquivamento e envio de informações é crucial para a conformidade e segurança das empresas e a garantia dos direitos dos trabalhadores.

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