Se você observar ao redor, verá que a tecnologia no departamento pessoal está mais presente em nosso cotidiano do que imaginamos.
É inegável que nos últimos anos a pauta “tecnologia” vem crescendo.
No mercado nacional ou internacional, o assunto é destaque em eventos de diversos segmentos, pautas de reuniões e está no topo da lista de prioridades de investimento, mas, muitas empresas ainda não estão adeptas a essa realidade e trabalham com uma rotina considerada tradicional.
Essa dificuldade em implementar soluções tecnológicas ocorre por diversos motivos, entretanto, a tecnologia nas empresas passa a ser sinônimo de eficiência e nós, como profissionais de RH, precisamos nos adequarmos e utilizarmos ela ao nosso favor.
Se você quer saber mais sobre o assunto, esse post é para você. Fique conosco!
Diferenças entre recursos humanos e departamento pessoal:
São inúmeros os benefícios que a tecnologia traz para as organizações e hoje falaremos, de forma detalhada, a respeito dos benefícios e acessibilidades que a tecnologia no departamento pessoal e de recursos humanos traz.
Para falarmos sobre esse assunto, primeiro queremos te ajudar a desmistificar e principalmente, compreender as diferenças entre esses departamentos. Vamos lá?
- Recursos humanos: A grosso modo, o papel desse setor é “fazer a empresa funcionar”. Os profissionais de RH, atuam no departamento pessoal, treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, cargos e salários e no geral, em diversas atividades de cunho administrativo.
Espera-se de um profissional de recursos humanos o equilíbrio entre gerar resultados produtivos para a empresa e fazer com que os colaboradores se sintam satisfeitos em seu ambiente de trabalho.
- Departamento pessoal: O departamento pessoal, é um dos subsetores dos recursos humanos. A função desse setor é sobretudo, realizar a gestão de pessoal e cuidar de questões burocráticas, como por exemplo: folha de pagamento, benefícios, férias e licenças, entre outros.
Importante ressaltar que geralmente micros e pequenas empresas “misturam” esses setores por ter uma demanda menor. Já médias e grandes empresas possuem equipes distintas, com colaboradores designados a cuidar de cada área que falamos.
O impacto da tecnologia nos recursos humanos:
Como vimos, são diversas as funções do setor de Recursos Humanos.
Em micro e pequenas empresas, pode ser relativamente fácil gerir as informações dos colaboradores, mas, isso não se aplica a muitas empresas.
Vamos a um exemplo:
Imagine uma empresa com 500 colaboradores. Essa empresa gostaria de contratar 10 funcionários para o setor administrativo e ao abrir a vaga, ela solicitou que os interessados mandassem os currículos em seu e-mail. Por ser uma vaga bacana, recebeu mais de 300 currículos.
Quantos profissionais deverão analisar essas informações para garantir que a empresa ache o melhor candidato ou em quantos dias esse profissional conseguirá ver todos os currículos?
Pensando nisso, falaremos mais a respeito de tecnologias que estão disponíveis para trazer maior assertividade ao RH.
1. Redes sociais profissionais
É fato que as redes sociais aproximam as relações e, graças a tecnologia, hoje temos redes sociais para conectar empresas e trabalhadores, permitindo interações e facilitando a comunicação.
Por meio dessas redes temos diversas facilidades, como: encontrar profissionais, publicar vagas, se atualizar sobre o mercado de trabalho, entre outros.
Ao fazer um bom uso das redes profissionais, temos a oportunidade de construir um networking e isso beneficia ambos lados, empresa e trabalhador.
2. Plataformas de empregos
A cada dia, surgem novos sites e aplicativos de empregos. Isso é um ponto extremamente positivo para o profissional de recursos humanos.
Ao publicar uma vaga, o software faz a busca ativa de profissionais que se encaixam nos requisitos solicitados.
Essa busca se dá através de algoritmos e cruzamento de dados, tudo de forma automatizada, assim, a possibilidade da empresa encontrar o candidato ideal é muito maior.
Essas plataformas, além disso, disponibilizam ferramentas de testes técnicos e comportamentais, para que os candidatos realizem e a empresa tenha certeza de que aquele candidato é apto para realizar as atividades propostas.
É ou não é incrível?!
3. Sistemas e ferramentas na rotina de recursos humanos
No mercado, há diversas opções de ferramentas específicas, designadas para cada atividade dos recursos humanos.
Softwares, como exemplo, que fazem a gestão dos treinamentos que a empresa oferece aos colaboradores. Caso a empresa opte por adquirir um software, ela terá todas as atividades automáticas, dentro de um só sistema.
Dentre elas: planejamento de treinamentos, agendamento e lembrete das reuniões, avaliação do treinamento, gestão de presença, evolução dos colaboradores pós treinamento, emissão de relatórios para tomadas de decisão.
4. Cloud Computing
Os serviços de armazenamento em nuvens servem para que as informações de alta disponibilidade da empresa sejam inseridas em um HD externo.
A empresa não precisa, nesse caso, se preocupar em ter espaço para armazenar os dados, pois, além de ser extremamente útil, alguns sites oferecem planos gratuitos e o serviço pode ser acessado de qualquer dispositivo. Vale a pena testar!
5. Mapeamento de perfil comportamental
Está disponível no mercado softwares que permitem o acompanhamento do desempenho dos profissionais, além de seu perfil comportamental.
Com toda certeza, esse tipo de software traz grandes benefícios a empresa. A empresa consegue saber qual o profissional que se adequa a organização e como os profissionais estão se desempenhando em suas atividades.
6. Formação de novos líderes
Com a ajuda das plataformas digitais, as empresas têm a possibilidade de alcançar, identificar e formar novos líderes.
Isso porque, através dessas ferramentas, é possível avaliar o potencial de cada colaborador e com isso, oferecer treinamentos para prepará-los.
Agora, vamos falar a respeito dos benefícios que temos quando aplicamos tecnologia no departamento pessoal. Boa leitura!
Um fluxo operacional organizado e eficiente, pode promover para a empresa, otimização de tempo, assertividade nas ações e principalmente, redução de custos.
É importante que o departamento pessoal tenha o controle, de preferência utilizando uma plataforma unificada ou de fácil acesso a todos interessados, sobre todas as suas demandas.
São muitas as obrigações do departamento pessoal, sobretudo, obrigações que podem envolver causas trabalhistas, já que estamos tratando de questões importantes sobre outras pessoas.
Estão inclusos nos serviços do departamento pessoal:
- documentação de todos os profissionais na admissão e demissão;
- acompanhamento de frequência do profissional e gestão de atestados médicos;
- folha de pagamento e tributos;
- gestão de licenças e férias;
- emissão de documentos para órgãos competentes;
- entre outros.
Como vimos, o departamento pessoal tem muitas obrigações e por isso, pode ser considerado o coração da empresa.
É esse setor que vai trazer a segurança de que as leis serão cumpridas e que todos os profissionais estejam regulares dentro da empresa.
É extremamente importante que o departamento pessoal ande junto com a tecnologia em automatização dos processos.
Automatizar um processo é confiar informações relevantes em um software ou sistema informático, capaz de gerar essas informações.
A automação traz diversos benefícios, como por exemplo, redução de custos e melhora da produtividade, além de criar um ambiente estratégico.
O que pode ser automatizado com a tecnologia no departamento pessoal?
1. Folha de pagamento
A gestão da folha de pagamento é um assunto importante que envolve subgrupos, são eles: salário, benefícios, férias, décimo terceiro e encargos sociais.
O trabalho dos profissionais dessa área é garantir que todos os cálculos sejam exatos, pois qualquer erro, por menor que seja, pode acarretar inúmeros prejuízos e até problemas financeiros para a empresa.
A gestão automatizada nesse caso, traz segurança e assertividade, bem como a diminuição de erros.
2. Gestão de documentos
É certo que o departamento pessoal lida com milhares de documentos, papéis, contratos, entre outros documentos importantes.
É muito mais prático e seguro manter essas informações em um sistema, por exemplo, do que em arquivos físicos que, além de ocuparem espaço, demanda tempo para localização.
3. Gestão de licenças e férias
Existem muitos motivos que podem fazer com que um profissional seja afastado, entre eles: licença maternidade, férias, atestados, acidentes de trabalho, entre outros.
Por isso, é importante que a empresa tenha uma informação para controle de todos os profissionais que estão afastados.
4. Admissões e demissões
É importante que a empresa tenha, até mesmo para fim de controle, planilhas e relatórios de admissão e demissão, tanto para controle financeiro, quanto para acompanhamento.
5. Ponto Eletrônico
Diversas empresas ainda emitem o comprovante de ponto de forma manual, impresso, contudo, é muito mais fácil e seguro realizar a marcação e gestão do ponto de forma online.
Um dos benefícios do ponto eletrônico é a possibilidade do acompanhamento em tempo real da entrada e saída do colaborador.
6. Documentos para fins de apresentação aos órgãos competentes
Uma empresa deve, obrigatoriamente, emitir e apresentar documentos aos órgãos do governo, por exemplo, guia de recolhimento do FGTS, guia de previdência social, declarações da CIPA e Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
Com um sistema específico para esse fim, os documentos serão apresentados junto aos responsáveis em prazo hábil, de forma rápida e acessível.
Hoje, a utilização da tecnologia no departamento pessoal não é mais considerada um diferencial e sim um ponto crucial.
É muito importante para o RH ter informações bem alinhadas e organizadas, principalmente, que todos os funcionários responsáveis por tais demandas tenham acesso ao conteúdo completo para fazer suas atividades e assim, ter uma empresa com bom posicionamento interno no mercado.
É bacana ressaltar que, para que uma empresa tenha bom funcionamento no mercado, ela precisa primeiro ter um bom relacionamento com seus funcionários e clientes internos.
Se todos falarem a mesma língua e seguirem os mesmos protocolos, o cliente notará e isso impactará positivamente em suas atividades.
Como escolher uma empresa para contratar esse tipo de serviço?
Ao optar pela contratação de um software para gestão de processos, busque por empresas consistentes, que sejam sólidas no mercado e que passem todas as informações, suporte e ferramentas necessárias para o bom andamento e funcionamento dos processos.
Existem empresas no mercado que oferecem pacotes de serviços com soluções para departamento pessoal e recursos humanos, como a Nydus Systems.
A Nydus desenvolve suas soluções com foco na necessidade dos clientes e engloba todos os recursos disponíveis dentro de um só sistema.
Acreditamos que os profissionais de recursos humanos merecem a melhor experiência e solução do mercado, quando tratamos de eficiência na gestão dos processos.
A Nydus é uma empresa consistente, que possui mais de trinta anos no mercado, garantindo que a automação dos processos seja feita com qualidade.
Vamos falar um pouco sobre as funcionalidades que o sistema dispõe:
- Sistema de gestão de recursos humanos:
O NydusRH possuí o diferencial de ser desenvolvido por profissionais de recursos humanos e tem com objetivo, auxiliar a empresa em suas atividades diárias, como: recrutamento e seleção, ponto eletrônico, benefícios, segurança do trabalho, entre outros.
O sistema também oferece módulos integrados que atendem a necessidade do departamento de RH e trazem diversos benefícios como: todas as informações estão na nuvem, interface simples, intuitiva e pensada no cliente, além de tecnologia própria e estar em compliance com a LGPD.
- Terceirização da folha de pagamento:
Tivemos a oportunidade de ver, o quão importante é que a empresa tenha uma boa gestão da folha de pagamento dos colaboradores, por isso, a Nydus oferece uma terceirização desse serviço que conta com equipe profissional que realiza a gestão de todo processo de administração de pessoal.
Nesse tipo de serviço, a empresa cuidará de tudo para você, desde o cálculo da folha de pagamento, até a entrega das obrigações do eSocial, tornando seu RH muito mais estratégico! Bacana, né?!
- Portfólio de serviços:
Além de tudo que foi falado, a Nydus conta ainda com um leque de serviços para auxiliar e promover a eficiência e gestão positiva nas empresas, entre eles: implantação assistida, conversão de dados, treinamento, suporte consultivo, customização e diversos serviços, voltados para atender as demandas e necessidades do RH.
Quais tecnologias devo implementar no meu RH?
Para ter uma boa gestão, você não precisa necessariamente ter todos os softwares disponíveis no mercado.
O ideal é que os gestores da empresa, identifiquem as necessidades da empresa.
Uma empresa com alto fluxo de contratação, por exemplo, ter um software que controle admissões e demissões e os documentos desses funcionários.
Fazendo esse alinhamento, a empresa poderá optar por tecnologias que realmente trarão benefícios e resultados ao negócio.
Outro ponto importante, é que as pessoas precisam estar preparadas para utilizar os sistemas, se uma empresa fizer a inclusão de todas as tecnologias disponíveis no mercado, ela deverá também ter profissionais capacitados e tempos para preparar todos os colaboradores.
Por isso, aconselhamos que a empresa inclua as tecnologia no departamento pessoal de forma gradual, tendo como objetivo atender as necessidades primárias e capacitar em sua totalidade, os profissionais que utilizarão desses sistemas.
Mas afinal, a tecnologia acaba com o emprego?
Engana-se quem pensa que o setor de tecnologia no departamento pessoal veio para acabar com empregos.
É verdade que, a longo prazo, os serviços braçais tendem a diminuir, isso porque a tecnologia cria cargos de trabalho estratégicos.
Precisamos nos preparar e nos qualificar, cada dia mais, para trabalhos voltados a tecnologia, pois globalmente, é a realidade da população.
Claro que se esperarmos nossas funções ficarem ultrapassadas, talvez, fiquemos estagnados, sem emprego, mas, a oportunidade e o momento para nos prepararmos, é agora.
A internet e a tecnologia como um todo, trouxe para a população, uma linguagem diferenciada que é necessária para o mercado.
O ideal é que cada um se prepare para novos cargos, pois ao longo do tempo, extingue-se antigos trabalhos e surgem novos.
Sendo assim, é importante se qualificar e se ambientar com o novo modelo do mercado de trabalho.
Conclusão
É normal que ao lidarmos com algo novo, tenhamos receio, mas, a tecnologia vem para todos de forma muito natural, um exemplo é o telefone, que antigamente só enviava SMS e hoje, encaminha mensagens, por meio de aplicativos em tempo real para qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo.
Ao contrário do que muitos pensam, a tecnologia não é nossa inimiga, pelo contrário, é uma grande aliada das empresas, seja lá qual for o porte.
A adequação à tecnologia é uma questão de sobrevivência das empresas mas também se dá nos níveis de competitividade entre as organizações.
Empresas que lidam de forma positiva com a tecnologia, trazem consigo preparo, ou seja, alinhamento ao que o consumidor deseja e atenção às demandas do mercado, controle sobre atividades, mensuração de resultados, tomada de decisões assertivas, redução de custos, aumento de produtividade e sobretudo, melhor aceitação do cliente, bem como uma aproximação real com ele.
Sabemos que a real razão da existência da empresa, é o cliente. Você está preparado para isso?
Conte conosco!
