Para atender a demanda de processar a folha de pagamento e cumprimento das exigências trabalhistas nos dias de hoje da forma mais assertiva e no prazo, o departamento pessoal precisa contar com um sistema com eSocial completo.
O eSocial é uma parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Um projeto de enorme importância do governo federal que visa unificar e manter em um ambiente virtual nacional informações trabalhistas, contábeis e fiscais de forma integrada, otimizando os processos de fiscalização do governo e garantia que as exigências sejam cumpridas.
Este programa teve início em 2018, com o objetivo de receber as informações de forma escalonada de todas as empresas, de qualquer segmento. Atualmente, estão sendo integradas as informações das empresas do setor público, e com sucesso.
As empresas com sistema de gestão de pessoas se tornaram fortes parceiras dos profissionais de DP no apoio às demandas envolvidas nos requisitos e obrigações da folha de pagamento.
A era eSocial trouxe a necessidade de requalificar processos e informações, como nunca havia sido feito antes nas organizações.
As empresas e o eSocial
A implantação deste programa gerou uma grande revolução em todas as empresas.
Mesmo sendo o departamento pessoal e de gestão de pessoas o setor responsável pela maior carga das informações em uma organização, a coleta e responsabilidade por parte desses dados envolveu praticamente todos os outros setores da empresa.
Toda a empresa teve que se adaptar a uma nova forma de lidar com elementos e processos, da recepção de colaboradores até a segurança no ambiente de trabalho de um funcionário alocado em um tomador de serviços.
Antes do início deste programa o DP tinha muitas obrigações acessórias mensais e anuais como CAGED, RAIS, guias GFIP, guias FGTS entre muitas outras, com a função de levar as declarações para distintos programas do governo, entre eles Ministério do Trabalho, Previdência, Caixa Econômica Federal.
Por conta da falta de integração entre esses dados, os órgãos do governo encontravam grande dificuldade de realizar a averiguação e aplicação das multas por infração por parte da empresa.
Com o foco de melhorar a gestão, integrar as informações e gerir melhor a rotina de fiscalização e arrecadação, o governo modernizou os processos tornando suas bases unificadas e digitais. Por meio de inteligência artificial a aplicação de multas e fiscalizações se tornaram automáticas.
Foram diversas rotinas, documentos e programas modificados em muitos setores das empresas como Pessoal, Contratos, Segurança do Trabalho, Jurídico, Segurança da Informação e outros mais, todos envolvendo a implantação do eSocial.
O que o eSocial trouxe para o Departamento Pessoal
Apesar do eSocial não ter gerado nenhuma nova legislação ou regra, fez com que muitos profissionais de DP não se sentissem preparados para atendê-lo, e escritórios e empresas tiveram que se atualizar e se capacitar sobre o setor de gestão de pessoas.
O setor de DP/RH, antes do início desse avanço tecnológico do governo, era visto mais como um gerador holerits e das guias de recolhimento, contudo com a implementação do sistema do governo foi possível reconhecer que se trata da maior base de fiscalização e arrecadação dos órgãos públicos e o preparo dos profissionais é essencial para atender às exigências deste programa.
O sistema implementou diversas mudanças como foram as criações de eventos, prazos de envio das informações, qualificação tributária de rubricas e incidências dos impostos sobre cada processo da folha utilizado pela empresa.
O DP, como responsável pela maior parte das informações envolvendo o cadastro, situação do trabalhador, os pagamentos mensais e a geração dos valores de tributos a recolher, foi o maior promotor dessas mudanças de comportamento e da transição dessas informações dentro da empresa até a entrega no ambiente eSocial.
Admissões precisam ser feitas anterior ao efetivo início da atividade laboral do trabalhador. Atestados e afastamentos informados dentro do prazo indicado. Desligamentos totalmente concluídos e devidamente informados fazem as atualizações no histórico do trabalhador permitindo liberações de seguro desemprego, FGTS, e outros. Agora, as informações de Saúde e Segurança do Trabalho estão a um simples acesso do trabalhador para geração do PPP Eletrônico.
Muitas obrigações e declarações entregues aos órgãos responsáveis do governo em programadas distintos foram substituídos e aliviou em parte o trabalho do DP, no entanto, cada movimento ou operação precisa ser feita de forma assertiva e correta em relação às incidências e remunerações pagas ao trabalhador.
Portanto, informações que anteriormente passavam despercebidas e muitas das vezes estavam sendo enviadas de forma incorreta passaram a ser executadas com bastante critério pela empresa e analisadas de forma automática pela base de dados do governo.
A importância da atuação de um sistema com eSocial completo
A quantidade de informações enviadas ao eSocial é bastante complexa, integrados a eventos vinculados entre si e possuem prazo. Por conta disso as empresas de software se tornaram um parceiro essencial para a transmissão correta das informações, e no prazo.
São inúmeros os desafios que os profissionais de DP/RH têm passado.
Assim como os programas do governo procuraram se modernizar e investir em softwares automatizados e inteligentes, foi necessário que esses departamentos buscassem por recursos que tornassem seus processos dinâmicos, inteligentes e cada vez mais tecnológicos, para atender a empresa de forma mais estratégica.
Além do DP ter reformulado seus processos e ter mais agilidade na recepção das informações que serão inseridas nos sistemas, é preciso também que os sistemas garantam a entrega com com o conteúdo exato conforme as documentações divulgadas. Informações erradas ou fora do prazo são alvo de notificações e multas.
Para alcançar esse objetivo e conseguir atender às exigências e prazos trazidos pelo ambiente do governo é importante que os programas utilizados para gestão de recursos humanos sejam integrados e proporcionem algumas características imprescindíveis.
É fundamental que o sistema de gestão forneça a equipe de DP:
- Ambiente – O ideal é que o ambiente onde esteja instalado o software e seus aplicativos esteja na nuvem por permitir mais segurança. Deve ter disponibilidade de acessos ininterruptos e total controle desses acessos.
- Integração – Para garantir o controle e geração correta das informações é fundamental que os dados dos colaboradores estejam unificados em uma base de dados que integre os diversos módulos que o DP possa utilizar ou outros processos como Saúde e Segurança do Trabalho, Processos Trabalhistas, Ponto eletrônico.
Desta forma, a base unificada também proporciona uma melhor análise dos dados e geração de relatórios, facilitando o processo e controle das informações enviadas, evitando cadastros auxiliares.
- Auditoria dos eventos – Como já mencionado no decorrer do texto o programa do governo tem inteligência artificial para verificar os eventos e recusar informações que estejam incompatíveis ou com falta de informações e até mesmo apontar irregularidades cometidas pela empresa como envio em atraso.
Com o grande volume de informações geradas no departamento pessoal e suas integrações, é muito importante que o software de gestão tenha mecanismos de validação dos eventos, que apontem dados incorretos e que possam gerar formas de conferência antes do envio ao sistema do governo.
- Automatização – Os eventos do eSocial são divididos em “Periódicos”, como a folha e pagamentos mensais e “Não Periódicos”, como situações de afastamentos, férias, desligamentos. Cada um deles pode possuir um prazo para envio.
Com a alta demanda de atividades dos profissionais de departamento pessoal é fundamental que o sistema de gestão tenha rotinas de forma a automatizar o máximo possível o envio dos arquivos dessas ações, evitando que por esquecimento ou falta de atenção deixem de ser declarados.
- Autonomia – O eSocial está sempre passando por constante atualização e é fundamental que o software consiga aplicar estas implementações e informar aos usuários sobre as mudanças em tempo hábil. Ter um fornecedor de sistema que seja proprietário do programa facilita e agiliza muito essas atualizações pois, não fica dependente de outra organização para executar as implementações.
- Segurança – As empresas precisam proporcionar mais segurança nos dados gerados pela empresa, proporcionando inteligências capazes de combater ataques de hackers, manter as regras de aplicação da LGPD e os devidos sigilos dos dados dos colaboradores.
- Usabilidade: É importante que o programa seja de fácil entendimento e operação sem deixar de ser completo para que assim novos usuários tenham facilidade de trabalhar com ele.
Multas que podem ser aplicadas pelo eSocial
O eSocial atua como uma grande base fiscalizadora das informações de remunerações e recolhimentos de encargos que são geradas pelos sistemas e de envio obrigatório.
Caso os prazos e informações não sejam atendidas a empresa poderá ser notificada e multada:
- Admissão do colaborador (S – 2200 Cadastro Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador): As admissões dos colaboradores precisam estar na base do eSocial até um dia antes do início de suas atividades na empresa.
Caso essa regra não seja respeitada a empresa poderá ser penalizada com uma multa de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00 em caso de reincidência.
Para as microempresas ou empresas de pequeno porte a multa poderá ser de R$ 800,00.A penalidade está prevista no artigo 47 da CLT.
- Atualização cadastral (S – 2205 Alterações de dados cadastrais e S- 2206 Alteração de Contrato de Trabalho): É pelo eSocial que as informações da CTPS digital são atualizadas e o empregador é o responsável por manter todas as informações dos colaboradores.
Caso o empregador não cumpra com essa obrigação poderá ser aplicada multa de R$ 600,00 por empregado.
- Afastamento temporário do colaborador (2230 – Afastamento temporário): os eventos de afastamento envolvem comunicação das férias, atestados, afastamentos INSS e pagamento de Auxílio-doença/acidente do trabalho dos colaboradores.
A falta de envio das informações de férias pode gerar multa de até R$ 170,00.
Quando o afastamento do trabalhador impactar em seus direitos trabalhistas e previdenciários a empresa poderá sofrer penalidades de acordo com o que for determinado pelo fiscal do Ministério do Trabalho e Previdência.
- Saúde e Segurança do Trabalho: A partir de janeiro de 2023 os eventos de SST passaram a ter seu envio obrigatório pelo eSocial e a falta de informações ou dados incorretos a empresa poderá ser penalizada:
CAT – S-2010: Não comunicar o acidente de trabalho dentro do prazo de 24 horas, poderá gerar para a empresa multa de até o limite máximo do teto de contribuição e o valor pode ser dobrado caso a empresa venha a reincidir com o mesmo erro.
ASO – S-2020: O atestado de saúde e segurança do trabalho é uma obrigação da empresa, sendo por meio desses exames que a empresa acompanha a condição de saúde do trabalhador para as atividades que serão empenhadas.
A multa por não aplicação dos exames é determinada pela CLT no artigo 2021, e os valores podem ser de R$ 402,53 até R$ 4.025,33.
- PPP Eletrônico – S-2240: Perfil Profissiográfico Previdenciário é o documento responsável por proporcionar ao colaborador a aposentadoria especial devido a atividade de risco e o não fornecimento deste documento pode gerar multas conforme a regulamentação do ministério do trabalho.
O eSocial é uma obrigatoriedade e suas normas precisam ser atendidas dentro dos prazos estabelecidos para que a empresa não sofra com as multas.
Portanto, contar com um sistema de folha de pagamento que integre e agilize os processos é fundamental para que todas as obrigações estabelecidas possam ser atendidas pelos profissionais de DP/RH.
Os eventos que serão responsáveis pelo envio dessas informações são:
– S-2220 Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
– S-2240 Condições ambientais do Trabalho – agentes nocivos
O eSocial está em atividade desde 2018 e proporcionou uma grande modificação nas rotinas do profissional de DP/RH e nas empresas de software de gestão que oferecem apoio a esses profissionais.
Sendo assim, devido ao volume e complexibilidade das informações contidas neste programa do governo é fundamental que os setores de DP e RH procurem um sistema que seja completo, que proporcione ferramentas e recursos para que o trabalho seja efetuado de forma ágil, correta, e com autonomia, seguindo todas as regras trabalhistas e do eSocial.
O sistema de gestão de pessoas NydusRH oferece a segurança e agilidade para processar a folha de pagamento, geração dos encargos integrado ao NydusMSG, aplicativo de mensageria totalmente automatizado, responsável pelo envio dos eventos ao eSocial.
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