O que é a LGPD? 

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) regulamenta no Brasil o uso e a segurança das informações pessoais dos indivíduos utilizadas pelas empresas.  

 

Com a implementação da lei, as empresas terão mais responsabilidades sobre os dados coletados, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. As regras se aplicam desde a microempresa até órgãos públicos.  

 

Os descumprimentos das regras aplicadas pela LGPD, lei 13.853/2019, podem gerar graves penalidades para as empresas, que vão de advertência, até multas que podem chegar a R$ 50 milhões por infração cometida, assim como também pode ocorrer o bloqueio dos dados pessoais envolvidos nas infrações. 

    

A preocupação com o uso e segurança das informações é algo mundial.  Devido ao grande avanço tecnológico, facilitou-se o acesso aos dados pessoais em geral e as ações de criminosos(hackers) vem crescendo a cada dia. 

 

É indispensável que as empresas ofereçam transparência e protejam estas informações de todos seus colaboradores, usuários e clientes.   

 

 

Qual o impacto da LGPD para os setores de RH e DP? 

Nós, profissionais de RH, sabemos que lidamos com diversas informações sensíveis, que ocorrem desde a entrega de um currículo, contratação e desligamento.  

 

É fundamental que estas informações sejam protegidas por todos que têm acesso e manipulam estes dados.
 

A atuação do RH com as informações colhidas antecede a legislação, contudo a lei padronizou e responsabilizou todas as empresas e seus fornecedores de serviços, como empresas de sistemas, fazendo com que todos se tornem responsáveis pelos dados coletados.  

A LGPD trouxe novas regras e adaptações para as tratativas das informações, que agora precisam ter sua segurança garantida, com transparência e, para alguns dados, será necessário autorização do colaborador ou candidato. 

 

Vale ressaltar que, em casos de dados obrigatórios, como o CPF, não é preciso o consentimento do candidato, já que o governo coloca esta informação como obrigatória para cumprimento de obrigações do eSocial.
 

Portanto, devemos sempre ficar atentos a todos os processos dos setores da empresa, desde a contratação e até o desligamento do colaborador, sendo essencial sabermos também qual é o papel de cada indivíduo neste processo e seus aspectos com a LGPD.

 

 

Entenda a diferença entre o titular, controlador e operador de dados:
 

• Titular:  Pessoa Física ou Jurídica que fornece os seus dados de identificação;  

 

• Controlador: O responsável pela coleta e tratativa dessas informações no setor;  

 

• Operadores: Da mesma forma que o controlador, pessoas que recebem as informações e dados e dão as tratativas necessárias.  

 

Um exemplo: O recrutador que coleta todas as informações do candidato (Controlador) para a admissão e passa para o departamento pessoal (Operador) fazer a admissão.  

 

 

Como podemos notar, em um simples processo de admissão circula uma quantidade significativa de dados sensíveis e pessoais que são muito importantes para a empresa, o indivíduo e sua privacidade, que precisa ser protegida.  

 

 

Quais são os tipos de dados e sua importância? 

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) classifica e separa os dados em categorias de informação e é importante que tenhamos conhecimento e saibamos diferenciar esses dados.  

 

Independentemente de sua finalidade, ao tratá-lo de forma inadequada, pode estar sendo infringido algum aspecto da lei.  

 

• Dados Pessoais – são informações que possibilitem que uma pessoa seja identificada:  Nome, endereço, documentos pessoais (CPF, RG), telefone. 

 

• Dados pessoais sensíveis – são as informações que podem vincular o indivíduo em grupos sociais: dados de origem étnica, racial, religiosa, orientação sexual, genético, de saúde ou biométrico.  

 

 

Quais mudanças a LGPD trouxe ou pode trazer para os processos do DP/RH?   

A maior parte dos processos de RH das empresas precisarão sofrer algum tipo de modificação para atender a legislação.  

 

Dentre eles, os processos de recrutamento e seleção, e a gestão de benefícios, que necessitam um pouco mais de cautela. 

 

Durante um processo de recrutamento, é comum o RH solicitar diversos tipos de informações de seus candidatos, com o objetivo de ter o melhor perfil, contudo algumas perguntas como: “Você tem filhos?”, podem gerar uma inconformidade com a legislação.  

 

Em primeiro lugar, precisamos pensar o que de fato a pergunta acima contribui para a contratação do colaborador. Caso a resposta seja positiva, ela se torna um dado pessoal sensível e, se for um item que cause a desclassificação do candidato, deverá ser feita com cautela.  

 

Para atender as conformidades da LGPD é muito importante que a empresa reformule seus questionários de acordo com a vaga e evite perguntas desnecessárias para a contratação, sem direcionamentos estratégicos. 

 

Essa mudança modifica os processos seletivos, pois antes as empresas tinham um formulário padrão, com diversos questionamentos de dados sensíveis.  

 

Outro cuidado é com as informações solicitadas que precisam ser compartilhadas com terceiros, que pode ser tanto para um plano de saúde, quanto para empresas vale-alimentação/refeição. Nesta situação, o trabalhador precisará ser informado do motivo e para quem serão repassados seus dados. 

 

Da mesma forma, quando ocorrer o encerramento do contrato de trabalho, as empresas precisam verificar quais informações podem ser excluídas de seus bancos de dados, visto que a lei permite o colaborador revogar seu consentimento e solicitar a exclusão de suas informações.  

 

Contudo, mesmo que ele revogue a autorização, nem todos os dados podem ser eliminados por completo, pois muitos devem permanecer arquivados conforme determina a legislação. Informações trabalhistas e previdenciárias obrigatórias são exigidas pelo governo. 

 

 

 

Pilares da LGPD para atuação do RH e DP 

 

Para o correto manuseio das informações que percorrem entre os setores de DP/RH, é necessário se atentar aos seguintes pontos:  

 

1. Prevenção: A proteção dos dados deve atuar de forma preventiva; 
2. Não discriminar: Os dados coletados não podem ser usados para discriminação;  
3. Finalidade: O destino da informação já precisa estar definido e ser específico;  
4. Adequação: Devem ser usados para a finalidade que foi informada ao candidato;  
5. Necessidade: Solicitar apenas as informações estritamente necessárias;  
6. Acesso: O titular da informação tem o direito de solicitá-las;   
7. Transparência: As informações devem ser claras e objetivas sobre sua utilização;  
8. Responsabilidade: A empresa deve buscar garantir a proteção da informação; 
    

A importância de um sistema adequado a LGPD para o RH.

Tão importante quanto estar em conformidade com formulários e procedimentos internos, é se atentar em utilizar um sistema que atenda aos pilares para atuação do RH na LGPD. 

Escrevemos um conteúdo falando mais sobre a LGPD e o papel das empresas de software em estar em compliance com a lei. 

 

Como já mencionado no decorrer do texto, todas as empresas e prestadores de serviços são responsáveis pela segurança das informações sendo assim, softwares e profissionais de DP/RH devem trabalhar em conjunto, usando sempre as melhores práticas, para garantir que todos os pontos mencionados acima sejam atendidos.  

 

Desta forma, a empresa precisa buscar fornecer, além de um bom sistema, e-mails, arquivamentos seguros, e treinamento para a correta utilização dessas ferramentas. 

 

 

Tecnologia e Segurança da Informação  

 

Não basta apenas usar de um bom sistema, é fundamental ter conhecimento de boas práticas para garantir a transparência e segurança da informação.  

 

Assim como é fundamental que as organizações busquem por ferramentas que automatizem os processos e evitem o uso de planilhas e formulários impressos, que podem ser facilmente corrompidos, é imprescindível não utilizar programas que não sejam padronizados pela empresa, como os meios de comunicação e troca de mensagens por celular.  

 

O uso de senhas e usuários é algo simples, mas bastante importante para limitar o acesso e garantir a segurança.  

 

O descarte dessas informações também tem bastante relevância e precisa ser feito de forma adequada, principalmente de documentos impressos, que podem conter dados pessoais e sensíveis.  

A tecnologia e a segurança da informação nunca estiveram tão próximas ao DP. 

 

Como implementar a LGPD no DP/RH 

A Lei Geral de Proteção de Dados já está em vigor e os profissionais de DP/RH precisam estar atentos se estão realizando suas atividades de acordo com a legislação, lembrando que a falta de conformidades e vazamentos de dados pessoais e sensíveis pode fazer com que a empresa sofra advertências e até multas.  

 

Desta forma fique atendo aos seguintes processos:  

 

O tratamento de dados da empresa:  A empresa precisa verificar como está sendo realizada a coleta, armazenamento e tratamento desses dados.  

• Recebimento de currículos e se os meios utilizados protegem essas informações;  
• Formulários se estão adequados a cada função solicitando apenas o necessário;  

• Se o acesso a esses dados é limitado apenas ao responsável;  

 

Revisão dos contratos e documentos internos: A revisão dos documentos se faz necessária para garantir a transparência da informação, haja vista que, estes documentos devem conter a finalidade e utilização dos dados, e também o período de seu armazenamento.  

 

Solicitar apenas as informações necessárias: Este é um ponto bastante delicado e muito importante a classificação das informações que de fato são necessárias. Verifique se em seus procedimentos todos os dados solicitados de fato são utilizados, tendo em mente que quanto maior o número de informações potencializa os riscos com fraudes e vazamento de dados.  

 

Termo de consentimento: Mesmo que muitas informações sejam obrigatórias para atender exigências do governo, também é importante que a empresa forneça aos candidatos e colaboradores um termo de autorização, comunicando de que forma seus dados serão utilizados e sua finalidade, para que ele tenha conhecimento.  

 

Tratativas do RH para aplicação da LGPD em trabalhos home-office  

Os avanços tecnológicos nos proporcionam a oportunidade de podermos realizar nosso trabalho em casa e isso já é bastante comum em muitas empresas. Portanto, também precisamos ficar atentos se estamos efetuando as tratativas corretas destas informações.  

 

• Criar políticas de segurança da informação específicas para o trabalho remoto;  

 

• Usar de soluções tecnológicas que possam garantir a segurança das informações como no armazenamento e na troca de informações;  

 

• Investir em treinamentos para que os colaboradores fiquem cientes dos riscos e da importância do uso somente das ferramentas fornecidas pela empresa;  

 

• Adotar os termos de sigilo e consentimentos para os colaboradores;  

 

• Ter ferramentas seguras de vídeo conferências e coletas de dados de candidatos.   

 

Conclusão:  

Os avanços tecnológicos nos trouxeram muitos benefícios, contudo nos tornaram vulneráveis, pois nossos dados pessoais conectados por inúmeras redes de informação.  

 

O setor de RH/DP possui uma quantidade bastante significativa de dados sensíveis e pessoais, tornando esse setor muito visado pelas ações de hackers e fazendo necessário o investimento em segurança da informação.  

 

São muitos os prejuízos causados para as empresas e se tornou uma preocupação mundial. A LGPD responsabiliza todos os tipos de organizações sobre as informações coletadas, que agora possuem padrões a serem seguidos garantindo, assim, para as pessoas e empresas a segurança de que suas informações estão sendo usadas para a finalidade adequada.  

 

Foram inúmeras as mudanças realizadas nas empresas e os setores DP e RH precisaram passar por significativas mudanças.  

 

Mesmo essa já sendo uma preocupação do setor, foi necessário a revisão de formulários, sistemas e procedimentos utilizados que precisaram ser modificadas.  

 

Essas determinações levantaram muitos questionamentos e a relevância de algumas informações antes solicitadas, que hoje precisam ser feitas com mais cuidado. 

 

Também a necessidade de consentimento da pessoa para a coleta de dados, ressaltando que se tratando de dados obrigatórios o consentimento pode ser dispensado.  

 

A lei já está em vigor, assim como a aplicação das advertências e multas, sendo muito importante já estar dentro das exigências desta legislação.  

E isso é muito sério e real, não deixe para levar a sério quando a multa chegar DP! 

 

Dica da Nydus para vocês.