Com a tecnologia e digitalização de várias rotinas no setor de Recursos Humanos, não é necessário que o processo de integração de novos colaboradores, conhecido como Onboarding, seja impessoal.
Ao contrário, é fundamental que a empresa promova uma integração adequada para garantir uma transição suave e eficiente do novo colaborador para o ambiente de trabalho.

O “Onboarding” é uma etapa crucial do processo de admissão. É neste momento que a empresa pode transmitir ao novo integrante a visão, missão, valores da organização, além de poder identificar se ele está alinhado com a cultura empresarial.

Vamos abordar nesse texto a importância de uma integração adequada e como ela beneficia tanto os colaboradores quanto a empresa em geral.

Desburocratização da admissão

A integração dos processos por meio de sistemas que tenham a admissão digital completa, desde a divulgação da vaga até a assinatura dos documentos, agiliza significativamente o processo de admissão.

Essa abordagem proporciona praticidade e segurança para as informações permitindo que todas as etapas sejam realizadas por meio de uma única ferramenta.

Os colaboradores não precisam se deslocar até a empresa para coletar documentos, realizar testes de conhecimento e comportamento, ou até mesmo participar de entrevistas.

Mesmo para empresas que mantêm o trabalho presencial, a desburocratização da admissão por meio das ferramentas digitais representa um grande ganho de tempo e recursos.

No entanto, é fundamental encontrar um equilíbrio entre automação e agilidade proporcionadas pela digitalização, e a necessidade de estabelecer conexões humanas com o novo funcionário.

A desburocratização da admissão por meio dos processos digitais traz benefício significativos, mas é preciso manter o aspecto humano no processo da integração, proporcionando uma experiência positiva ao novo funcionário.

“Onboarding” e sua importância para a empresa

O início das atividades de um colaborador em uma nova empresa pode ser desafiador. São muitas informações para absorver e um ambiente desconhecido para se adaptar.

Nesse sentido, proporcionar uma experiência acolhedora é fundamental para promover um ambiente receptivo e humanizado e facilitar o pleno desenvolvimento do colaborador na organização.

Portanto, ter um processo de “onboarding” adequado é essencial para recepcionar os profissionais de forma mais acolhedora. Isso inclui fornecer treinamentos, orientações, e oportunidades para que se familiarizem com seus colegas de trabalho.

Essas são ações extremamente importantes para manter o colaborador motivado e engajado, para que ele crie uma sensação de pertencimento e identificação de seus valores pessoais com os da empresa logo no início de sua jornada.

“Onboarding” híbrido

Para organizações que adotaram o modelo de trabalho remoto ou o formato híbrido, a admissão de novos colaboradores é realizada online, por meio de links ou aplicativos. As entrevistas e apresentações da empresa são conduzidas por chamadas de vídeo ou muito raramente de forma presencial, sendo o acolhimento da integração impossível de ser realizado em formato presencial.

O maior desafio agora é transmitir os valores e visão da empresa, uma vez que a falta de contato presencial pode gerar uma sensação de distanciamento, podendo prejudicar o processo de admissão com um todo no futuro.

A rotatividade é uma grande preocupação para qualquer empresa, pois quando um colaborador desiste da vaga todo o tempo e recursos investidos em sua admissão e adaptação à empresa precisam ser refeitos. Além dos custos com treinamentos e outros custos envolvidos.

Portanto, buscar estratégias e mecanismos que contribuam para a atração e retenção de talentos na empresa é fundamental.

Pontos importantes para criar um processo de “Onboarding” ideal

O processo de onboarding é fundamental para apoiar o novo colaborador a compreender melhor a empresa e seus colegas, bem como obter um aprendizado eficiente das práticas e atividades a serem realizadas, evitando que ele se sinta deslocado.

Considerando a quantidade de informações e pessoas novas envolvidas, é importante garantir que o processo de integração esteja bem alinhado com a cultura da empresa, pois isso pode impactar a relação e o comprometimento do colaborador.

A integração desempenha um papel crucial ao acolher o profissional, transmitir os valores da empresa e proporcionar um ambiente confortável para que ele desempenhe suas atividades de forma mais eficazes.

Mesmo que sua empresa já possua uma integração elaborada, é sempre importante buscar maneiras de aprimorá-lo. Aqui alguns pontos que podem ajudar a incrementar essa rotina do RH:

• Apresentação e trajetória da empresa: conhecer a história da empresa, desde seu início até os desafios superados, faz toda a diferença para o novo integrante. Isso ajuda a entender a cultura da empresa. Apresentar os setores e pessoas estratégicas com as quais ele terá contato proporcionará uma visão mais completa do cenário no qual ele agora faz parte.

• Princípios e condutas da empresa:  toda empresa possui suas definições e regras para atingir seus objetivos. Expor esses princípios e condutas vai promover uma convivência harmoniosa entre os colegas, bem como o mercado e a comunidade.

• Engajamento:  é fundamental que o novo colaborador se sinta parte do ambiente e que compartilhe valores pessoais similares aos da empresa. Independentemente de ser presencial ou por chamada de vídeo, é importante garantir uma comunicação clara, proporcionando momentos de interação para que ele compreenda o que a empresa busca e espera dele. O uso de ferramentas colaborativas ou atividades, incluindo aquelas realizadas online, pode ajudar a criar uma conexão entre o colaborador e a empresa, contribuindo para seu engajamento.

• Acolhimento: conforme mencionado anteriormente, começar em uma nova empresa é muito desafiador, e mesmo que o trabalho seja remoto, conhecer os gestores e colegas de trabalho é muito importante.

No entanto, uma simples apresentação não garante a integração e segurança necessárias para que o colaborador compartilhe suas dificuldades e dúvidas. Portanto, além da apresentação, é importante indicar um colega que possa auxiliá-lo nesta nova jornada e acompanhar o colaborador durante esse período de adaptação.

• Treinamento: a adaptação às novas rotinas e ferramentas utilizadas pelo setor e pela organização é essencial para que o colaborador desempenhe bem as atividades para as quais ele foi contratado. Portanto, a fase de treinamento precisa ser bem estruturada, envolvendo interação e apoio de um colega ou de alguém especializado. É importante garantir que o conteúdo do treinamento seja bem aproveitado e direcionado adequadamente.

A utilização de dinâmicas entre os participantes da integração e o Recursos Humanos pode proporcionar uma sensação de proximidade com a empresa e promover melhor a interação entre os profissionais.

• Acompanhamento contínuo: estabelecer um acompanhamento da evolução do contratado nos primeiros meses por meio de conversas ou feedbacks, é muito produtivo e não se limitar apenas ao momento da integração. O diálogo servirá para o RH ou a gestão eliminar dúvidas ou dificuldades existentes na execução da função, permitindo uma melhoria contínua do processo de integração. Além disso, as conversas serão úteis para consolidar os conhecimentos do colaborador em relação à empresa e obter uma melhor percepção das características e competências, deixando claro como ele está sendo valorizado.
  

Conclusão

Embora os processos digitalizados estejam cada vez mais presentes na gestão de pessoas, é importante que a admissão se torne menos burocrática sem perder partes importantes como o “onboarding” (integração).

Mesmo quando todas as informações encaminhadas de forma remota e muitas das vezes o colaborador não precisa ir até a empresa, a etapa de integração precisa ser um momento de acolhimento e aproximação entre a empresa e o funcionário.


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