Gerir colaboradores não é uma tarefa simples, e fazê-lo à distância apesar de ser um desafio, não é impossível de ser executado.

Cada vez mais a tecnologia tem feito parte da rotina de trabalho das empresas, se mostrando uma grande aliada para o chamado home office (em português, “trabalho de casa”). Para que as tarefas sejam realizadas, é necessário que o gestor e os colaboradores estejam em sintonia.

Cabe ao gestor liderar e motivá-los. Além disso, há o uso de ferramentas de gestão à distância que para ajudar na sua efetividade.

O Home office

A adaptação do trabalho presencial para o home office tornou-se crucial não só para para garantir que a produtividade da empresa não seja afetada na gestão à distância. Mas para garantir também o bem estar dos colaboradores.

Sendo assim, é preciso investir na melhoria da comunicação e em ferramentas que auxiliem essa transição. Considerando que não há o contato direto entre as equipes, os recursos digitais para manter o contato entre colaborador e gestor é a melhor alternativa.

Antes mesmo de adaptar a empresa precisa entender o perfil dos seus funcionários para que essa mudança seja feita da melhor forma possível. Compreender as necessidades de cada funcionário é um passo importante. Pois muitas pessoas ainda têm dificuldade para se adaptar a essa mudança, além de não possuírem os recursos necessários.

Como as empresas se adapitam ao home office?

Do mesmo modo, é fundamental que a empresa saiba quantos têm acesso a uma internet estável e um aparelho (celular, tablet, computador) para acessar a plataforma do trabalho. Levando essas duas questões em conta, o primeiro passo da empresa deverá ser disponibilizar os recursos necessários – tanto material quanto capacitação – para todos que não tiverem o devido acesso.

Além disso, fazendo as adaptações necessárias, gestão à distância trará bons resultados desde a melhoria no bem estar dos colaboradores (isso está ligado ao fato de o colaborador se sentir bem na sua própria casa) ao aumento da produtividade. Principalmente, a redução de custos: não haverá despesa com auxílio a transporte e não se faz necessário um ambiente físico para eles trabalharem. Além disso, ainda será possível realizar processos de admissão que abrangerão pessoas que moram em outras regiões.

Para que a mudança funcione é preciso seguir alguns passos:

Comunicação

Aproximar-se dos colaboradores por meio de reuniões periódicas e feedbacks positivos ajuda na aproximação da equipe e elaboração de novas estratégias. Ou seja o fato de a gestão ser feita à distância não impede que o gestor esteja presente para monitorar, conduzir, ajudar, estimular.

Cronograma

O fato do trabalho ser feito em casa proporciona maior produtividade, mas pode não ser vantajoso sem um cronograma que determine uma rotina de trabalho para conduzir as atividades que precisam ser feitas.

Planejamento

A responsabilidade é mútua: além dos colaboradores, o gestor também precisa se empenhar. Para isso, ele deve seguir um planejamento para evitar imprevistos (e caso ocorram, saber resolvê-los). 

Definir metas

As metas que o gestor de RH definir serão cruciais para o seu desenvolvimento. Pois são elas que irão conduzir quais atividades serão desempenhadas e como se dará a sua aplicabilidade.

Quais ferramentas podem ajudar?

Agora que já se sabe qual o procedimento para aplicar o home office é hora de conhecer quais são as melhores ferramentas para desempenhar as funções que antes eram feitas presencialmente:

1 – Comunicação interna a partir de formulários

Uma boa forma de manter uma boa comunicação interna é realizar questionários de satisfação, dúvida, crítica e expectativa. Atualmente há várias opções de ferramentas que elaboram questionários online para pesquisa de clima organizacional, como por exemplo o Google Forms.

2 – Gestão de equipe por plataformas online

Há várias opções de aplicativos e softwares com a proposta de organizar e distribuir atividades. Com o uso de plataformas como o Trello, Asana, Airtable e Monday é possível anexar arquivos, estabelecer prazos, colocar cronograma e deixar comentários para os colaboradores.

3 – Canais de comunicação

Garantir que haja uma boa comunicação no trabalho à distância deve ser prioridade, pois é ela que vai garantir o seu bom funcionamento. Contudo, existem infinitas opções de canais com essa finalidade, desde aplicativos para troca de mensagens (como o Telegram, WhatsApp e Webmail) a plataformas para realizar videoconferências (Google Meet, Skype, Hangouts, Zoom, Microsoft Teams e Vimeo). Quanto à comunicação para suporte e atendimento ao cliente (chatboot), o Zendesk é a melhor opção.

4 – Softwares de gestão especializados

Uma das funções que compete ao gestor de RH é monitorar o desempenho dos seus colaboradores para que melhorias possam ser aplicadas à gestão, o que possibilita que as atividades possam ser acompanhadas em tempo integral – gerando relatórios e avaliações – a partir de softwares de gestão especializados, como o NydusRH.

5 – Controle de ponto home office

Assim como no presencial também há ponto para o home office. A partir do NydusIP e softwares específicos, ao ser feito o login do colaborador os horários de “entrada” e “saída” ficam salvos, servindo também para analisar o desempenho e a evolução dos projetos da empresa.

6 – Tecnologia cloud

Podendo acessar em qualquer dispositivo com acesso à internet, esse recurso armazena documentos. Dados e demais informações na sua “nuvem” de forma organizada, criptografada e com backup de segurança.

Contudo, existem três tipos de nuvem: pública, onde há o compartilhamento entre vários clientes; privada, onde a infraestrutura é própria para as necessidades da empresa; híbrida, que, como o nome sugere, mescla as opções pública e privada.

A mudança veio para ficar

Manter a equipe integrada à distância não é uma tarefa fácil, habituar-se a essa nova forma de trabalho fará a diferença na adaptação dos colaboradores.

Antes de mais nada, diante do que foi exposto, fica claro que a efetividade da sua execução está diretamente ligada ao bem estar dos funcionários. E que a flexibilização do trabalho para sua realização à distância não irá diminuir quantitativamente a sua empresa, desde que gerenciada com as ferramentas adequadas.