O setor de facilities services tem vivenciado um crescimento contínuo devido à alta demanda por serviços terceirizados, englobando áreas como limpeza, higienização, segurança, vigilância e telecomunicação.
No entanto, esse crescimento também traz consigo uma série de desafios para o departamento de recursos humanos dessas empresas, exigindo uma modernização e busca por soluções tecnológicas para aprimorar os processos, automatizar atividades e facilitar a gestão de pessoas.
Diante desse contexto desafiador, vamos explorar as principais dificuldades enfrentadas por essas empresas do setor de facilities services e apresentar soluções adequadas para impulsionar seu crescimento e sucesso.
- Cálculos de verbas com legislação específica
No setor de facilities, o departamento pessoal enfrenta uma das principais dificuldades ao lidar com os cálculos de verbas que envolvem legislações específicas para a folha de pagamento.
Cada contrato de trabalho dentro do setor de facilities pode apresentar particularidades e exigir diferentes cálculos de verbas, como horas extras, adicional noturno e outras verbas trabalhistas.
Além disso, a necessidade de realizar os cálculos manualmente torna o processo demorado e suscetível a erros, o que exige um esforço adicional da equipe do DP para assegurar a precisão e a correta remuneração dos trabalhadores.
2. Gestão remota
Como característica natural do segmento, os serviços prestados pelas equipes de facilities são distribuídas por diversos locais e espaços, representando desafios significativos para o setor de RH.
O controle do pessoal alocado nos postos de trabalho e a manutenção das escalas de trabalho é importantíssimo para a gestão correta dos apontamentos de horas e informações para a folha de pagamento.
A falta de interação presencial e a dificuldade de acesso direto dos colaboradores aos profissionais do RH pode levar a uma comunicação menos efetiva, causando equívocos nas solicitações como por exemplo, pedidos de férias, solicitação de benefícios, justificativas de falta, ou ainda na resolução de problemas.
Ter uma ferramenta de coleta de marcação de ponto mobile também auxiliará no acompanhamento do apontamento dos horários de trabalho e de descanso, já que se trata de requisito legal.
3. Armazenamento de documentações
O armazenamento adequado das documentações é uma dificuldade no setor de facilities. O volume de documentos emitidos diariamente requer soluções de gestão documental para o armazenamento seguro e organizado das informações, além do cumprimento das políticas de privacidade e proteção de dados, como a LGPD.
A falta de espaço físico, os gastos com despacho de malotes, o desgaste dos documentos e a falta de digitalização são obstáculos enfrentados pelo RH. A digitalização dos documentos é essencial para liberar espaço, facilitar o acesso e garantir a segurança das informações, através de sistemas de gestão documental com medidas de proteção adequadas.
4. Processos trabalhistas
Empresas de facilities enfrentam a adversidade de lidar com um alto número de processos trabalhistas. O cadastro e gerenciamento eficiente do contencioso trabalhista são fundamentais para mitigar os impactos financeiros e legais. Além disso, é crucial adotar práticas de gestão que incluam a manutenção de registros precisos, a implementação de políticas claras e a promoção de uma comunicação efetiva com os colaboradores.
A busca por orientação jurídica especializada auxilia na solução de questões trabalhistas complexas, reduzindo os riscos de litígios e garantindo o cumprimento das obrigações com órgãos governamentais.
Diante desses desafios, é fundamental que as empresas do setor de facilities invistam em soluções e estratégias que melhorem a gestão de recursos humanos e a eficiência operacional. Algumas recomendações incluem:
- Automação de tarefas
A automação de tarefas é cada vez mais necessária no setor de facilities services, especialmente. Através do uso de tecnologia no Recursos Humanos, é possível automatizar diversas tarefas operacionais, trazendo benefícios em termos de controle, qualidade e eficiência.
Com a ajuda de softwares especializados, as equipes de RH e DP podem otimizar suas atividades diárias e reduzir a dependência de processos manuais, minimizando erros e garantindo a conformidade com os regulamentos legais e políticas internas. Essa automação também contribui para a comunicação eficiente entre o RH e os trabalhadores, trazendo agilidade nas respostas e evitando retrabalho.
Além disso, a automação de tarefas libera tempo valioso para os profissionais de RH e DP se concentrarem em atividades estratégicas e de maior valor para a empresa. Ao eliminar tarefas repetitivas e burocráticas, os profissionais podem direcionar seus esforços para a gestão de talentos, o desenvolvimento de equipes, o planejamento estratégico e a análise de dados.
- Integração com ERPs de Gestão de contratos
A integração entre sistemas de ERP de gestão de contratos e o sistema de gestão de recursos humanos traz uma série de benefícios para o RH de empresas de facilities. Essa integração permite a coleta de informações mais fácil e precisa, agilizando o processamento da folha de pagamento e otimizando as operações do departamento de recursos humanos.
Com a integração, é possível automatizar a coleta de dados relacionados aos contratos de trabalho, como informações de salário, jornada de trabalho, cálculo de férias, controle de horas trabalhadas, gestão de benefícios e acompanhamento de prazos legais e outras variáveis relevantes. Essas informações são alimentadas diretamente no sistema de gestão de recursos humanos, eliminando a necessidade de digitação manual e reduzindo erros.
Além disso, a integração proporciona uma visão integrada dos dados, permitindo que o departamento de recursos humanos tenha acesso rápido a informações atualizadas sobre os colaboradores, contratos, datas de vencimento, reajustes salariais e outras informações pertinentes. Isso agiliza o processo de tomada de decisões e possibilita uma gestão mais estratégica do capital humano.
- Responsabilidade ambiental e social
A responsabilidade ambiental e social tem se tornado uma preocupação cada vez maior para as empresas. Os clientes esperam que seus parceiros adotem práticas sustentáveis, reduzindo o consumo de papel e simplificando processos burocráticos.
A implementação de um sistema de RH que realiza o processo de admissão digital e possui a assinatura de documentos também de forma digital, permite às empresas de facilities eliminar a necessidade de imprimir, despachar e armazenar fisicamente uma quantidade considerável de papéis. Isso resulta em economia de custos, tanto em relação aos materiais de escritório quanto aos gastos com impressões, envios de documentos e espaço de armazenamento físico.
Além disso, a utilização de documentos digitais permite um controle mais eficiente e seguro da documentação. Com um sistema de RH adequado, é possível ter acesso rápido e fácil a todos os documentos relacionados aos funcionários, como contratos, registros de admissão, termos de compromisso, entre outros. A capacidade de armazenamento e organização digital simplifica a localização e o controle dos documentos, reduzindo o risco de perdas ou extravios.
Com a digitalização e controles de acesso adequados, apenas as pessoas autorizadas têm permissão para visualizar e manipular os documentos, reduzindo o risco de divulgação indevida ou acesso não autorizado.
- Inovação
A inovação no departamento de Recursos Humanos de empresas de facilities services é essencial para impulsionar a eficiência, a produtividade e a satisfação dos colaboradores.
As empresas do setor estão cada vez mais adotando soluções digitais para aprimorar suas práticas de gestão de pessoas. Uma dessas soluções pode ser aplicada no recrutamento e seleção de talentos. Com o uso de ferramentas tecnológicas, como plataformas de recrutamento online e análise de currículos por meio de algoritmos, é possível agilizar e otimizar o processo de seleção, identificando os candidatos mais adequados para as vagas disponíveis. Isso reduz o tempo e os custos envolvidos na contratação, além de garantir uma melhor adequação entre os profissionais e as necessidades da empresa.
Além disso, a inovação no RH também abrange a implementação de soluções tecnológicas para a gestão de benefícios, folha de pagamento e controle de ponto. A automação desses processos reduz erros, agiliza as operações e proporciona maior transparência e eficiência na administração dos recursos humanos.
Em resumo, a gestão de recursos humanos no setor de facilities enfrenta diversos desafios, desde a automação de tarefas até a responsabilidade ambiental e social. No entanto, esses desafios podem ser superados por meio da adoção de estratégias adequadas, investimento em tecnologia e parcerias estratégicas.
Ao valorizar o capital humano, investir em inovação e garantir a conformidade legal, as empresas do setor de facilities services podem aprimorar a eficiência operacional, a qualidade dos serviços e a satisfação dos colaboradores, impulsionando o crescimento e o sucesso do negócio.
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