O termo BPO (Business Process Outsourcing) significa “terceirização de processos de negócios”, ou seja, é a contratação de serviços de operação de atividades ou de um setor da empresa.
O BPO do departamento pessoal visa transferir da alçada deste setor na empresa contratante as atividades de execução mais burocráticas e demoradas. Cálculos e conferência das rotinas de folha de pagamento, admissão de colaboradores, rescisões, emissão de guias, dentre outras atividades, para deixar que uma equipe parceira especializada e estruturada realize, visando direcionar o time da empresa nas ações que tenham foco no negócio.
Quando olhamos para o cenário de empresas que possuem um time de RH enxuto, normalmente encontrados em empresas de pequeno porte (de acordo com dados do Sebrae, 70% das empresas do Brasil são pequenos negócios), a necessidade de redução de custos operacionais, agilidade no departamento e despreocupação com o Compliance na legislação trabalhista se destacam como os principais motivos de contração do BPO.
Com isso, esse mercado vem crescendo e se tornando uma solução estratégica para que pequenas empresas possam trabalhar com foco na estratégia principal de suas atividades, enquanto as atividades administrativas secundárias são destinadas a empresas com domínio na complexidade dessas rotinas.
A terceirização do DP é ideal para empresas que estão em pleno desenvolvimento e buscando crescimento, e nesse texto vamos falar mais sobre as vantagens de aderir ao BPO para pequenas empresas.
A terceirização do DP é viável para pequenas empresas?
A contratação do serviço de terceirização do departamento pessoal, ou BPO, agrega diversos benefícios para todas as empresas de qualquer porte, seja uma empresa pequena, média, grande ou startups.
O setor de DP tem uma quantidade elevada de atividades operacionais e requer conhecimento especializado, muita atenção aos prazos e questões trabalhistas envolvidas que podem impactar diretamente no custo da empresa além das obrigações acessórias como eSocial e DCTFWeb.
Para as empresas pequenas o BPO é uma ótima alternativa, pois, para os donos de negócio e gestores é mais importante que a dedicação e esforço dos profissionais da empresa estejam direcionados para as estratégias e ações que melhoram o resultado do negócio, alavancando o crescimento e aprimoramento do produto ou serviço que ela oferece.
Geralmente, empresas pequenas possuem estruturas bem enxutas de pessoal, exatamente por isso, não é viável que gestores se preocupem com as tarefas e obrigações do departamento pessoal e seus encargos.
Com a parceria de uma empresa de BPO de DP, a empresa continua mantendo a gestão e domínio desses setores, mas com a confiança de que o operacional está sendo executado da forma mais eficiente possível.
Através do alinhamento da contratação dos serviços a serem prestados, cronogramas, acesso a relatórios e acompanhamento dos pagamentos, a empresa tem a garantia de que as atividades estão sendo cumpridas.
Veja as vantagens da terceirização do DP
- Aumento da produtividade: Além da empresa estar mais voltada para as suas atividades principais, as preocupações com o fechamento da folha, emissão de guias e relatórios passam a ser da gestão do BPO que possuem os recursos necessários para cuidar desses processos.
- Segurança da informação: Manter as informações das empresas seguras é uma grande preocupação e as empresas especializadas em Outsourcing proporcionam tecnologia e recursos necessários para proteger os dados de seus clientes.
- Serviços personalizados: As empresas do segmento BPO oferecerem equipes qualificadas e sistemas voltados para atender as necessidades do contratante por meio de relatórios e indicadores personalizados conforme a prioridade da empresa.
- Economia: A redução nos custos se dá na redução do trabalho excessivo nestas atividades do DP, consequente diminuição de horas extras, na padronização de processos e assertividade nos cálculos, e poder liberar o pessoal da empresa para atividades mais estratégicas.
- Compliance: Estar dentro da conformidade da legislação trabalhista e com as melhores práticas pode ser um grande desafio para as pequenas empresas e setores como DP/RH exigem uma quantidade muito grande de documentação, além do conhecimento sempre atualizado. Isso pode ser aliviado quando transferido para uma empresa parceira especializada.
Com essa parceria a empresa consegue recursos e profissionais especializados que podem promover uma melhor qualidade da informação, que podem estabelecer regras e monitorar o cumprimento das conformidades.
O dilema da terceirização do DP versus o receio de perda do controle do departamento
Ao contrário do que se pensa, contratar um serviço para operação do Departamento Pessoal não significa perda de acesso e controle do que está acontecendo na folha de pagamento e demais atividades.
O profissional de departamento pessoal ainda precisará ficar atento aos prazos de envio de informações relativas aos trabalhadores e terá que revisar documentos e pagamentos a serem efetuados.
Já o gestor passa a ter acesso ao sistema para consultas e emissão de relatórios gerenciais e de acompanhamento, que darão autonomia na tomada decisões e liberdade na atuação das ações estratégicas da empresa.
Poderá receber orientações sobre aplicação da legislação trabalhista e regras das Convenções Coletivas e decidir como será aplicado na sua empresa, ou seja, não apenas terá mais controle e assertividade, como também estará em compliance com a legislação trabalhista.
O uso da tecnologia na otimização de processos do BPO
A prestação de serviço BPO vai muito além da execução, visto que a contratada utiliza recursos tecnológicos e ágeis, estratégias e expertise de sua equipe profissional para otimizar os processos que ela se propõe a executar, obtendo assim uma operação assertiva e pontual.
Através de sistemas automatizados, que integram com ERPs e outras ferramentas, é possível proporcionar a otimização de processos operacionais.
E quando se trata de Gestão de Recursos Humanos a qualificação dos profissionais envolvidos e tecnologia são aliados fundamentais para a gestão desse setor.
NydusBPO
O serviço NydusBPO oferece operação exclusiva no Compliance legal e nas rotinas burocráticas do departamento pessoal.
A proposta Nydus é de que seus clientes tenham acessos necessários às informações para a gestão e estratégias particulares do seu negócio, permitindo que a empresa se beneficie de todos os recursos disponibilizados.
Conclusão
A tecnologia e a execução das atividades de forma estratégica tem sido um fator fundamental para o crescimento das organizações, portanto escolher parcerias que venham a agregar valor ao seu trabalho negócio é fundamental.
Empresas especializadas em BPO vem para agregar recursos e inteligência tecnológica os setores secundários das organizações, que não perdem o seu valor, mas sim ganham em qualidade da informação e tecnologia.
O setor de DP/RH consegue se beneficiar muito com essa prestação de serviços, tendo em vista que o uso de tecnologias e profissionais qualificados gera um grande ganho competitivo para a empresas que podem ter acesso às informações e relatórios especializados além de ter as guias e informações enviadas ao governo dentro dos prazos.
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