Após um ano de pandemia, você já deve ter percebido que a volta ao trabalho nos escritórios se mantém mais distante. E o home office deixou de ser algo temporário para ser a realidade de muitas empresas. 

Embora exista inúmeras vantagens com o trabalho em casa, como a flexibilização de horários, menos custos para as empresas, há também inúmeros contratempos com os quais as organizações precisam lidar. 

Alguns desafios do home office podem se agravar principalmente quando a instituição nunca se aprofundou neste modelo. Sem esse costume, os modelos de gestão de equipe já conhecidos se tornam falhos ou pouco eficientes, forçando a busca por novas formas de gestão à distância.

Já por parte do colaborador, até mesmo ajustar um espaço de trabalho em casa para trabalhar tem sido um desafio e um contratempo para os gestores, exigindo novos cuidados.

Desafios dos colaborador

1 – Tenha uma estrutura adequada

O primeiro e maior desafio é acomodar o espaço de trabalho de uma forma adequada para um prazo indefinido ou em muitos casos permanentes (onde a empresa não pretende mais voltar aos escritórios), porque nem todos os profissionais possuem cômodos preparados para iniciar o trabalho de forma remota. Assim,o movimento da vez é ajustar os ambientes já existentes.

O papel do RH nesse ponto é auxiliar da melhor maneira possível os gestores e colaboradores, caso venham tendo problemas nessa adaptação

2 – Mantenha o foco 

Um dos grandes problemas de estar em casa é conseguir manter a concentração no trabalho. Sempre tem o que ser feito dentro de casa – seja lavar uma louça ou estender roupa no varal – e também existe a convivência com outras pessoas, filhos e animais de estimação, por exemplo, que demandam nossa atenção, resultando na perda de foco e de produção, consequentemente.

Por esses motivos, principalmente no início da mudança para o home office, é comum perder o ritmo de produtividade. Uma forma de melhorar essa situação e aumentar a eficiência no trabalho, é estabelecendo uma rotina de horário para atingir a carga de trabalho necessária por dia, tentando se desconectar  tanto das funções de casa quanto das redes sociais, desativando todas as notificações inconvenientes.

Para algumas pessoas, ouvir música com fones de ouvido também ajuda a manter o foco e não prestar atenção aos barulhos externos que possam tirar sua concentração. Outras preferem trabalhar em silêncio, ou o mais próximo possível disso.

Praticar meditação todos os dias durante alguns minutos, também é um ótimo método que ajuda a mente a  manter o foco. É aconselhado meditar todos os dias 10 minutos antes de começar a trabalhar ou antes de dormir. Isso contribui para uma noite de sono reparadora e acordar com mais disposição no dia seguinte.

Existem outras técnicas de concentração, como o método Pomodoro, por exemplo. Gostaria de saber todos os segredos para se manter sempre produtivo e ativo? Clique aqui e baixe o nosso e-book gratuito onde você aprende dicas de como otimizar seu tempo e ser mais produtivo; Metodologias que ajudam na organização do seu trabalho; Ferramentas que podem te auxiliar na organização; E muito mais!

3 – Comunicação com toda a equipe

Utilizar softwares e aplicativos de comunicação não é fácil principalmente para quem não está familiarizado com essas ferramentas. Aquela agilidade de ir à mesa do gestor e tirar dúvidas rapidamente não existe mais. Agora é ter paciência e aguardar as respostas por mensagem de texto.

A vantagem é que todos já tivemos contato com algum tipo de aplicativo de troca instantânea de mensagens, como Telegram, o Whatsapp ou até mesmo pelas redes sociais (através do Direct, do Instagram, ou Messenger, do Facebook). E isso já facilitou nossa inserção no mundo digital, abrindo portas, facilitando o manuseio e interação de novos recursos.

Outro ponto positivo, é que aquelas interrupções comuns do trabalho no escritório também não existem mais. E, dessa forma, é possível permanecer centrado por mais tempo e, consequentemente, ser mais produtivo.

4 – Dividir o ambiente com filhos

Mesmo em um futuro contexto pós pandemia, o cenário de ter que trabalhar por home office com filhos em casa será uma realidade para muitos assim como hoje. Afinal, diversas empresas de diferentes portes e segmentos já possuem a intenção de continuar trabalhando de forma remota. Dessa maneira, ter de dividir o ambiente de trabalho com crianças, adolescentes e jovens durante parte do dia será o “novo normal” para muitos pais e mães.

Conciliar a produtividade no trabalho com a responsabilidade de cuidar de filhos pode ser custoso, mas manter uma rotina de horários ajuda a disciplinar toda família e, inclusive, pode favorecer momento de prazer em conjunto Realizar atividades que reúnam todos os integrantes pode gerar e fortalecer ainda mais os laços afetivos entre todos. Contudo, delimitar regras e espaços é o caminho importante para evitar que os filhos não compreendam os momentos que os pais precisam se dedicar exclusivamente ao trabalho.

Desafios da empresa

1- Comunicação e Motivação

Assim como dito anteriormente, a comunicação da empresa para com os colaboradores também é uma tarefa árdua e suma importância. Estar próximo de todos seus integrantes por meio de reuniões periódicas, feedbacks, pesquisas de satisfação e de clima organizacional, oferta de treinamentos e aperfeiçoamentos, melhorias de benefícios, comemorações mesmo que à distância, entre tantas outras ações, ajudam em manter as equipes mais unidas e na e a elaborar novas estratégias de negócio.

O fato da gestão ser feita de maneira remota não impede que o gestor esteja presente para monitorar, conduzir, ajudar e estimar  seu time, sustentando bons resultados e atingindo novos.

Uma das ferramentas mais completas e mais utilizadas na comunicação para o home office é o Microsoft Teams que permite o compartilhamento de arquivos, armazenamento do histórico de mensagens, possui uma versão gratuita e uma versão paga para atender a todos os tamanhos de empresas, faz chamadas de áudio e videoconferências para até 20 mil pessoas. O Skype também é um instrumento muito utilizado pelas empresas e pessoas físicas, conhecido principalmente por realizar videochamadas e documentos gratuitamente. Outra opção para compartilhamento de demandas e comunicação rápida entre grupos é o Slack, que é pago, mas possui uma versão teste gratuita.

Para vídeo-aulas, convenções e, sobretudo, conteúdos que podem ser gravados destacam-se as plataformas Zoom Meetings e Google Meet, ambas gratuitas, sendo que o Google Meet recebe mais recursos se estiver associado ao G Suite da empresa (que disponibiliza outras e importantes ferramentas, como o Google Drive). E, para manter uma comunicação mais rápida, vale sim usar também o Telegram e o Whatsapp mencionados anteriormente, com sabedoria e responsabilidade.

Outra boa forma de manter a comunicação interna é realizar questionários de satisfação, dúvida, crítica e alinhamento de expectativas. Atualmente, há várias opções de ferramentas que elaboram questionários on-line para pesquisas de clima organizacional, como, por exemplo, o Google Forms e o Survey Monkey.

2 – Planejamento e Compartilhamento

Muito para além da comunicação com os colaboradores, o gestor também se empenha para realizar um bom planejamento estratégico de acordo com a sua área. Para isso, ele deve seguir algumas etapas essenciais e um cronograma a fim de evitar imprevistos e, caso ocorram, saber resolvê-los da melhor forma e em tempo hábil.

Sobretudo no trabalho remoto, o gestor não precisa mais desenvolver essa tarefa sozinho graças às inúmeras ferramentas de compartilhamento de arquivos, como o Google Drive, e organização conjunta. 

Há várias opções de aplicativos e softwares com a proposta de organizar, distribuir e planejar as atividades entre grupos de trabalho. Com o uso de plataformas, como o Trello, Asana, Airtable e Monday, é possível anexar arquivos, estabelecer prazos, adicionar demandas, colocar cronograma e deixar comentários para os colaboradores.

Além de permitirem o planejamento em equipe, essas plataformas permitem um acompanhamento detalhado e distribuição de tarefas. E isso facilita na hora de estabelecer metas com visualização rápida, para que todo o time possa observar qualquer mudança de status em tempo real.

3- Gestão à distância no RH

Talvez a maior dificuldade de uma empresa no modelo home office, seja as obrigações e atividades do setor de RH. Criação planilhas de acompanhamento, revisão de folhas de pagamentos, elaboração de relatórios, desenvolvimento e gestão de pessoas, resolução de conflitos, tudo torna-se mais complicado à distância.

Para a comunicação e assuntos entre pessoas, as ferramentas citadas anteriormente são cruciais para a administração de pessoas no home office. Também é válido desenvolver ações conjuntas com o setor de marketing, com foco total em emprego e experiência, visando o acolhimento do colaborador, como entrega de brindes, por exemplo.

No que diz respeito às questões burocráticas, um software de gestão de RH é uma ferramenta essencial para ajudar na estratégia, na resolução de problemas e na redução de custos. É imprescindível que a empresa disponha de um sistema intuitivo, ágil e que centralize todas as informações essenciais de maneira acessível e segura.

Sistemas com armazenamento de dados organizacionais e de colaboradores em nuvem, por exemplo, podem ser acessados de qualquer lugar por pessoas e máquinas previamente autorizadas, garantindo o sigilo das informações. Esse tipo de tecnologia também garante o fluxo colaborativo de materiais, além de estar integrado com outros sistemas e softwares, como, por exemplo, folha de pagamento, e envio do eSocial, em uma esfera governamental.

A automatização do RH facilita o trabalho dos profissionais do setor tanto no escritório quanto à distância, pois um sistema eficiente também auxilia no monitoramento  do desempenho dos colaboradores para que melhorias possam ser aplicadas à gestão de pessoas. Isso possibilita que as atividades possam ser acompanhadas em tempo integral – gerando relatórios e avaliações – a partir de softwares de gestão especializados, como o NydusRH.

Por que você deve usar o nosso sistema?

O sistema NydusRH possui funcionalidades que atendem as necessidades dos setor, mas sem perder a simplicidade de operacionalização e empoderamento dos profissionais de RH.

Na Nydus, o tempo de implantação e migração de sistemas é realizado em 3 meses, respeitando os prazos e calendário de implantação previamente acordados entre cliente e Nydus. 

Toda a adequação é realizada pelo time de experts – com formação e experiência em Recursos Humanos e Tecnologias, possui profundo conhecimento em leis trabalhistas – que acompanha cada etapa do processo. Além de fornecer retorno do atendimento em até 4hrs, dentro do horário comercial, a equipe torna o suporte focado nas reais necessidades dos clientes.

Além do software de ponto ser automatizado e realizar a integração com diversas marcas e sistemas de relógios de ponto, o NydusRH funciona em módulos que integram diversas ferramentas e ERP’s. Inclusive o eSocial, automatizado o envio de informações da Folha de Pagamentos,  otimizando ainda mais o tempo do profissional de RH. Assim, eles podem manter o foco em questões mais estratégicas e analíticas da empresa, e também no seu próprio desenvolvimento ocupacional.

Se interessou pela automatização de sistemas de RH? Quer saber mais? Entre em contato conosco! Tiramos suas dúvidas e ajudaremos a resolver os problemas da sua empresa!