A cada dia é mais evidente a necessidade de um RH integrado e ágil para otimizar os processos do setor tendo em vista as inúmeras atividades que o DP/RH precisa atender na sua rotina de trabalho e o acesso a novas tecnologias contribui para que essa integração ocorra assim, implantar a admissão digital, faz parte do avanço da tecnologia.

Vamos entender como funciona. 

O que é a Admissão Digital e como ela pode ajudar nos processos internos do Departamento Pessoal? 

Os processos do DP/RH vêm passando por grandes mudanças desde os processos de admissão, folha e rescisão e que agora estão integrados ao eSocial e passando por fiscalização quase que em tempo real. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também já está em vigor e por conta disso a necessidade das informações e dados sensíveis serem protegidos pela empresa.  

A forma tradicional de coletar as assinaturas dos colaboradores em papel, digitalizar a informação e encaminhar para os responsáveis torna o processo mais demorado, arriscado e é arcaico, portanto, mais passível de erros e vazamento de informações, não é mesmo? 

O trabalho home-office também vem crescendo e por isso, a comunicação e envio das informações precisa ser da forma mais fácil e prática possível para evitar engano ou retrabalho já que o profissional não está na empresa fisicamente. 

A Admissão Digital consiste em executar a contratação dos novos profissionais da organização através de sistema no qual o próprio candidato inclui a imagem de seus documentos de forma digital e segura, sem tráfego de papeis. O aplicativo valida e armazena esses arquivos nos locais designados evitando perda ou circulação de arquivos de forma indevida, automatizando diversas etapas da contratação, ficando para o RH apenas o registro do novo colaborador. 

Ao adotar o processo de admissão digital por meio de softwares integrados às nuvens, o processo de gestão de pessoas é simplificado, a admissão se torna mais ágil e com uma melhor experiência para o colaborador.  

Sendo assim, é fundamental a escolha de um sistema que seja completo para a gestão de RH/DP e que forneça todas as ferramentas já integradas e prontas para o uso, inclusive com a opção de assinatura digital. 

Para conhecer mais sobre esse processo de Admissão Digital e como ele pode agregar para você, profissional de DP/RH, leia este artigo até o final e conheça ainda mais sobre essa novidade.  

Entenda o porquê é necessário a mudança da admissão física para digital:  

O processo de admissão é bastante longo. São muitas etapas além de necessário uma quantidade muito elevada de informações desde a abertura de vagas, escolha do colaborador, coleta de documentos pessoais do candidato até a assinatura de contratos, integração e arquivamento.  

Quando este processo não está digitalizado e integrado a empresa, problemas como atraso e falta de documentações são bastante comuns e fazem com que o processo fique mais lento e muito operacional, requerendo inúmeras formas de controle para que a informação chegue até o responsável. Devido a necessidade de muitas atividades manuais, consome tempo para que o gestor de pessoas possa focar nas estratégias da área, como treinamentos, benefícios e engajamento dos colaboradores. 

Também é importante ter a assinatura digital já integrada ao sistema. Nesta ferramenta a documentação é enviada diretamente ao colaborador, que após a assinatura, é arquivada em uma plataforma digital. 

Assim a admissão se torna mais automatizada, evitando falhas e reduzindo a quantidade de tempo. 

Ter um software de RH completamente integrado com as ferramentas de admissão digital, fornece para a empresa a facilidade de ter todas as suas ferramentas em um único lugar, além da grande economia com sistemas auxiliares, gastos com papel, descarte de resíduos, assim contribuindo com o meio ambiente.  

Imagine uma admissão em data próxima ao fechamento da folha e você profissional de DP precisa lidar com aquela papelada toda, e ao mesmo tempo com a pressão do fechamento da folha, cálculo dos encargos etc., não é fácil né? Agora imagina este processo de forma digital, o candidato recebe tudo pelo celular, assina, e é admitido de forma digital. 

Vamos falar sobre as vantagens da Admissão Digital: 

• Rapidez: 
  Como não é necessário imprimir documentos para coletar assinatura, entregar fisicamente, ou encaminhar documentos por e-mail e o candidato interessado na vaga é quem vai adicionar os documentos digitais, o processo transcorre muito mais rapidamente. 
  
  
• Segurança: 
  Atualmente, as empresas são responsáveis pelas informações pessoais e sensíveis que recebem de seus colaboradores e investir em softwares que tenham as informações integradas, garantindo uma única forma de transitar documentos pela empresa torna tudo mais seguro, atendendo às normas da LGPD.  
  
  
•  Qualidade de informação:  
  Um sistema integrado que garanta que a documentação de admissão chegue dentro do prazo e correta para a entrega ao eSocial, é fundamental que o software seja totalmente automatizado para facilitar o trabalho dos profissionais.  
  
  Por ser arquivado online, sempre será fácil localizar e acessar estes documentos sempre que necessário, com a segurança de senhas. 
  
  
• Análise e envio da Informação:  
  A praticidade que a admissão digitalizada pode gerar é bastante significativa, uma vez que o colaborador não precisa se deslocar ou remeter seus documentos até a empresa e é diferente do envio por e-mail onde não corre o risco de a informação ser “hackeada”. 
  
  O preenchimento é feito por aplicativo e finalizado após o envio de todos os documentos obrigatórios, garantindo que o processo ocorra de forma correta.  
  
  A ferramenta também agiliza o processo para os profissionais de DP/RH por ser automatizado e sem a necessidade de execuções manuais. Após integrada, o usuário de RH analisa a documentação e segue para etapa de finalização de registro. 
  
  
• Autonomia: 
  Com toda esta automação não há a necessidade de intervenção de outras pessoas no processo de admissão, ficando o candidato como protagonista e responsável pela assinatura e envio dos documentos de admissão, disparados automaticamente para ele. O próprio candidato tem controle das informações e consegue acompanhar melhor o seu processo de admissão.  
  
  
• Economia e sustentabilidade: 
  Na rotina comum de admissão são geradas fichas de cadastro, cópias de documentos, contratos, etc, tudo em papel. 
  
  Depois de triados e assinados esses papéis são digitalizados para arquivamento eletrônico. Parte desses papéis precisam ser guardados fisicamente e parte são destruídos por segurança. 
  
  Existe ainda o risco de serem extraviados ou manipulados de forma indevida. 
  
  Imagine quanto recurso desperdiçado (tempo, papel, tinta, arquivo físico)! 
  
  No processo totalmente digital a empresa economiza tempo e recursos, reduzindo muito esse caminho e com uso de papel zero, colaborando de forma inteligente com o meio ambiente. 
  
  
• Inovação e melhoria na comunicação:  
  Esse avanço na tecnologia possibilita um melhor acesso às informações, facilita a comunicação do candidato com o RH e a economia de tempo, assim, os profissionais de recursos humanos podem se dedicar a outras atividades. 
  
  Além disso, indica que a empresa está sempre inovando nos recursos tecnológicos e que não fica parada no tempo, incentivando os colaboradores e candidatos a se renovar e buscar sempre por novos conhecimentos.  
  
  

O que é essencial para uma gestão do processo de DP/RH no Digital?
 

A organização que pretende implementar sua gestão de processos incluindo a Admissão Digital em seu dia a dia deve avaliar alguns requisitos:  

• Planejar a mudança do processo na empresa: 
  Demonstrar a todos envolvidos na rotina de admissão como poderá facilitar o trabalho para que entendam o objetivo final e certificar-se que os requisitos necessários estarão disponíveis. 
  
  
• Comunicação e processo seletivo online: 
  Sendo o trabalho remoto uma realidade, ter um processo seletivo totalmente online faz com que o RH ganhe tempo e o candidato consiga mais tempo para se preparar.  
  
  Para a solicitação de documentação de admissão é fundamental que este canal já esteja ligado também ao DP e integrado ao sistema de folha de pagamento, assim facilita para que as informações cheguem em tempo hábil e corretamente aos responsáveis, para que a admissão seja feita dentro do prazo de envio ao eSocial. 
  
  
• Assinatura digital:
  Não podemos falar sobre admissão digital sem considerar a assinatura digital. O processo de impressão e coleta de assinaturas dos colaboradores em documento papel pode levar bastante tempo, além do cuidado para não extraviar ou esquecer documentos físicos. 
  
  Escolher um sistema que tenha a assinatura digital integrada a admissão, além de ter a validação que dá legalidade aos documentos, conta com a vantagem da rapidez na finalização do processo.  
  
  
• Documentação digital: 
  Arquivar documentações diversas em papel consome muito do tempo do profissional para ficar em ordem, e é necessário espaço e conforme a empresa vai crescendo o arquivo físico vai se tornando um grande problema. 
  
  Ter todas as documentações de forma digital é muito importante para garantir uma organização eficiente, facilitar manuseio dos documentos e segurança da informação, já que a padronização da rotina e o uso de senhas restritas aos responsáveis garante que os dados estarão em lugar exclusivo, e dentro das premissas da LGPD. 
  
  O sistema NydusRH possui essa grande facilidade da Admissão Digital já disponível e totalmente integrada com seus módulos. Nosso sistema permite integração e centralização de todas as atividades de DP e RH num só lugar e através da parceria com uma ferramenta de mercado sólida, garantindo tranquilidade, agilidade e segurança. 
  
  
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