A tecnologia tem mudado muitas coisas no Recursos Humanos e Departamento Pessoal, tornando as empresas mais eficientes e otimizando recursos.
Empresas e escritórios trabalham com uma grande quantidade de documentos, que precisam ser assinados e arquivados, comprovando assim de que todos os envolvidos estão cientes das informações contidas ali e da sua importância, ou seja, sua veracidade.
Nós, como profissionais de DP/RH, lidamos com muitos desses documentos, seja na admissão, benefícios e desligamentos, e para todos esses processos precisamos colher assinaturas dos colaborares e responsáveis pela empresa.
Com o distanciamento social e o crescimento do trabalho home-office, houve a necessidade de tornar digital do dia para noite tudo o que era feito da forma tradicional, e a assinatura digital de documentos virou um dos facilitadores para os processos de Recursos Humanos, principalmente para as demandas do Departamento Pessoal.
As organizações também estão na busca pela diminuição dos impactos ambientais que suas operações geram, sendo o papel uma das causas de grande impacto ambiental. Por isso, passou a ser necessário um investimento em tecnologia para promover essa mudança, que acompanha também com o benefício da redução de custos.
Para que tudo isso seja possível a assinatura também precisou passar a ser digital, facilitando a gestão de muitos setores que agora podem assinar e validar documentos de forma mais prática, rápida e com validade jurídica.
Neste artigo vamos tratar sobre a importância desta tecnologia e como ela pode agilizar os processos do DP/RH.
Qual o objetivo da Assinatura eletrônica?
A assinatura é algo individual, que autentifica os documentos e tem um valor legal, uma vez que da veracidade às informações.
Por meio desta tecnologia, se fez possível a validação e assinatura de documentos de forma rápida e sem a limitação geográfica. O processo funciona por meio de chaves criptografadas, que depois de cadastradas identificam o signatário e garante a integridade dos documentos e segurança da informação.
Por meio poucos cliques, o documento pode ser aberto, lido, assinado e devolvido para arquivo também digital, tornando o processo muito mais fácil, protegendo as informações contidas e eliminando o uso de papel.
Benefícios de trabalhar com um sistema de RH que possuí a assinatura digital dos documentos.
Como vimos no decorrer do artigo, a assinatura digital agiliza os processos contratuais e gerenciais das empresas.
Existem algumas soluções no mercado que oferecem a ferramenta independe do sistema já utilizado pelo DP e RH, porém quando a ferramenta já está integrada ao sistema, alguns benefícios são adicionados.
Vamos falar mais sobre eles logo abaixo:
- Agilidade nos processos:
Ao trabalhar com um sistema de RH que possui assinatura digital integrada, todos os processos passam a ser mais simples e ágeis, pois o profissional de RH não precisará se preocupar com a impressão de documentos e despacho de malotes via correios, haja vista que a documentação já chega digitalmente.
Além disso, o departamento ganha liberdade de atuação independe da distância dos envolvidos e dentro dos prazos necessários, sendo uma grande vantagem corporativa.
Podemos citar também a redução de atividades manuais com download e upload dos documentos em outras ferramentas de assinatura, que gera desgaste do seu DP/RH com essa rotina, principalmente a cada alteração e atualização dos dados.
Vamos falar mais sobre a centralização e atualização e atualização das informações no item abaixo.
Outra vantagem é a eliminação de arquivos físicos para armazenamento de toda essa documentação, reduzindo o custo e principalmente facilitando a organização e gestão sempre que necessário.
- Centralização das informações:
Como mencionamos acima, com o uso da assinatura digital dos documentos no mesmo sistema de folha de pagamento, as informações dos colaboradores ficam centralizadas e atualizadas.
Essa é uma grande vantagem para os profissionais de RH, que passam a criar documentos já com os dados atualizado de acordo com as movimentações do colaborador dentro da empresa e reduzindo retrabalho.
Com o armazenamento também no mesmo sistema, a localização, acompanhamento e gestão dos documentos também ficam em um único local, sem a necessidade de acessar outras plataformas.
- Ecologicamente correto:
O consumo de papel é algo constante nas empresas e escritórios, gerando quantidade elevada de lixo e grande impacto no meio ambiente, sem contar o espaço físico e arquivos necessários para guardar toda essa documentação.
Ao trabalhar com um parceiro que digitaliza os processos e documentos do RH e DP, esse consumo é significantemente reduzido ou eliminado.
A pauta ESG, sigla em inglês para “environmental, social and governance” (ambiental, social e governança, em português), está em alta e é bastante associada com a Sustentabilidade.
Na prática, significa o quanto um negócio busca formas de minimizar seus impactos no meio ambiente, além de manter os melhores processos de administração. Por isso, muitas empresas buscam parceiros que tenham essa preocupação e responsabilidade.
Contar com um sistema de Gestão de RH que fornece a assinatura digital é um grande avanço na redução do consumo desses materiais.
- LGPD e Assinatura digital:
A segurança da informação é uma preocupação muito grande das empresas. Para o setor de DP/RH, que lida com muitas informações sensíveis e delicadas, é importante que o sistema utilizado forneça formas seguras para garantir a proteção dos dados dos clientes e colaboradores da sua organização.
A assinatura digital proporciona essa proteção, haja vista, que seus dados são criptografados, protegendo o documento assinado, evitando assim fraldes e falsificações.
O armazenamento eletrônico também é muito importante, pois evita a circulação das informações e acesso por pessoas não autorizadas. Essa é a forma mais segura para proteger os dados, além de garantir a organização e a agilidade ao buscar um documento.
Os documentos armazenados de forma física podem se deteriorar, podem ser de difícil acesso e passar por locais não seguros.
Validade Jurídica dos documentos assinados por assinatura digital:
As assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica conforme Lei n° 14.063 publicada em setembro de 2020 e são qualificadas em 3 tipos de assinatura, Assinatura eletrônica Simples, Avançada e qualificada.
- Assinatura eletrônica simples: a que permite identificar o seu signatário, a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;
- Assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento;
- Assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Pode ser usadas para assinar holerites, documentação de contratação e de gestão dos funcionários.
Por que implementar a assinatura digital no RH?
A busca por mais agilidade nos processos, organização e segurança da informação fez com que as empresas buscassem por parceiros que possam facilitar os processos do DP/RH, sendo preferencial aquele que possui soluções práticas e que de fato apresentem resultados. Uma dessas vantagens corporativas e a assinatura digital.
Com essa ferramenta integrada no sistema de gestão de RH, os processos de admissão, rescisão e benéficos do DP/RH se tornam digitais, e com poucos cliques, os documentos são enviados, assinados e controlados digitalmente, reduzindo tempo e recursos do RH, além de melhorar a experiência das pessoas com a empresa.
Além disso, os candidatos e colaboradores ainda contam com a mobilidade de acessar e assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento e através de diferentes dispositivos mobile e web, com a segurança garantida dos seus dados.
Na prática, isso significa a desburocratização do RH e contribui para tornar as empresas mais sustentáveis.
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