Em dezembro de 2022, o Ministério do Trabalho e Previdência publicou a Portaria n° 4.198, que define alguns itens das relações trabalhistas. Dentre eles, um especificamente permite às empresas utilizar um novo período de apuração do ponto, do dia 21 do mês anterior até o dia 20 do mês corrente, para o pagamento de parcelas variáveis que integram o salário do trabalhador.
A rotina de fechamento do ponto sempre foi um momento crítico das atividades dos setores de pessoal das empresas, pois são responsáveis por apurar as horas extras e faltas que devem ser lançadas na folha de pagamento e, portanto, não pode conter erros.
Explicando um pouco mais sobre como essa nova portaria trouxe facilidades para a tarefa de fechamento e ponto, é importante destacar a importância de ter um documento de apuração de ponto.
A importância do período de apuração do Ponto
O controle do registro de ponto é o documento que exibe as marcações da jornada de trabalho do colaborador.
Contém horários de entradas, saídas, intervalos, atrasos e faltas e por esse controle são realizados os pagamentos das horas extras e descontos das faltas, caso sejam devidas, para a correta remuneração do colaborador.
Conforme o artigo abaixo da CLT, a apuração do ponto deve ocorrer:
“O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a um mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações. Parágrafo único. Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido”.
Dito isso, todas as empresas, mesmo aquelas desobrigadas a manter um registro de ponto dos seus colaboradores, precisam ter o controle dessas informações para que o pagamento mensal do trabalhador reflita os valores de comissões, hora extras ou até mesmo as faltas do período trabalhado.
Este tipo de documento é também importante para evitar o risco de ações trabalhistas solicitando o pagamento de horas extras não registradas.
Dificuldades no fechamento do ponto
Fazer a correta apuração de todas as ocorrências nos horários de trabalho do colaborador dentro do prazo para o fechamento da folha é uma tarefa complexa por diversos motivos:
- Problemas ou demora no processamento dos dados dos relógios de ponto, que podem acarretar demora na recepção dos dados pelo departamento pessoal;
- Demora na entrega de comprovantes das justificativas de atrasos ou das faltas pelo trabalhador ao responsável. Em alguns casos, o trabalhador não comparece ao trabalho e não informa seu paradeiro por diversos motivos;
- Divergências na aprovação, pelo gestor, das horas trabalhadas pelo colaborador;
- Grande volume de trabalho em determinado período do mês gerado por esta atividade, não havendo tempo hábil para concluir no prazo, principalmente se a equipe de DP for pequena.
Por isso, muitas empresas adotavam um período da folha de ponto diferente do período da folha de pagamento.
Como exemplo, podemos citar que muitas empresas consideravam o período de apuração de ponto até o dia 25 de cada mês e fechavam a folha.
Quaisquer ocorrências de atrasos ou horas extras do dia 26 até o final do mês seriam considerados somente na folha do mês seguinte. No entanto, isso poderia se complicar caso o trabalhador ficasse afastado ou se houvesse uma demissão.
Não havia amparo legal para a utilização de data de fechamento de ponto diferente da mencionada no artigo da CLT.
Apuração do ponto x eSocial
O eSocial não criou ou alterou nenhuma legislação. Ele simplesmente se transformou no consolidador das informações de folha, que já deveriam estar sendo preparadas de acordo com as regras previstas na CLT.
Quando se iniciou a obrigatoriedade do envio ao eSocial, diversas mudanças foram exigidas para os setores de DP/RH, e o período de apuração da folha foi um dos pontos mais críticos para muitas organizações, que tiveram que se readequar da melhor forma possível. No entanto, nem todas conseguiram.
Como mencionado no texto, a CLT estabelece que o pagamento de todas as remunerações devidas ao colaborador deve ocorrer até o 5° dia útil do mês seguinte, e sua apuração deve ser realizada de 01 até o último dia do mês corrente.
Sendo assim, quando uma empresa utiliza de um período diferente de apuração ela está correndo um risco de ser autuada. No entanto, as organizações precisam deste intervalo para consolidar as informações de forma correta.
A Portaria n° 4.198/2022 e o nova forma de apuração
A Portaria definiu as seguintes regras:
- O pagamento das parcelas variáveis realizadas após dia 20 não precisará ser pago até o 5º. dia útil do mês subsequente;
- A mesma regra se aplica às devoluções de descontos referentes a faltas, atrasos e saídas antecipadas, desde que justificadas após esse prazo.
Em resumo, a portaria permite que essas parcelas variáveis sejam pagas pagas no próximo mês sem que a falta deste pagamento seja considerada uma infração.
A portaria ainda define que parcela variável é aquela que depende de parâmetros quantitativo relacionados à jornada ou produtividade do trabalhador, como horas extras, comissões, gorjetas e produção.
Além disso, salário decorrente da jornada regular do trabalhador, ainda que seja horista, diarista ou mensalista, não é considerado parcela variável da remuneração.
Entendendo essa necessidade, a Portaria 4.198 trouxe em seu
artigo 101 – A:
“Este Capítulo dispõe sobre a forma de apuração e o prazo de pagamento das parcelas variáveis que compõem a remuneração do trabalhador, em especial aquelas relativas ao trabalho realizado após o dia vinte de cada mês.”
Isso traz uma maior segurança para as organizações que podem se utilizar de um período de corte de 21 a 20 de cada mês.
A Portaria 4.198/22 não define essa prática como regra, apenas regulamenta sua possibilidade para evitar que empresas cometam infrações.
Contudo, esta regra deve ser observada pelas organizações que se utilizam de intervalo de apuração de ponto diferente porque agora há uma determinação legal. Caso não estejam dentro desse novo parâmetro estarão em situação irregular.
Como é possível gerir melhor o Ponto dos funcionários?
Para evitar estas e outras dificuldades citadas nessa matéria sobre o registro de ponto dos funcionários é importante ter um sistema de gestão de ponto eletrônico eficiente.
É possível ainda descentralizar a gestão do ponto, deixando o tratamento de ocorrências para os gestores e líderes, através da parametrização de regras definidas pela empresa no sistema.
Os gestores poderão realizar o acompanhamento de forma mais regular e frequente, evitando papeis e planilhas, conseguindo inclusive tratar atestados e justificativas, gerando dados confiáveis e de forma mais rápida para envio ao departamento pessoal.
O sistema NydusRH possui o módulo de Ponto Eletrônico e o módulo de Portal do Gestor que são as ferramentas indicadas para a gestão eficiente e descentralizada do ponto do seu colaborador.
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Conclusão
A regularização de uma data de corte que pode ser usado pelas empresas para apuração do ponto é muito importante para que as remunerações sejam pagas corretamente e proporciona às empresas um respaldo jurídico para um tempo adequado na busca por essas informações da folha de pagamento.
Antes da portaria, as empresas que adotavam um período de apuração que não contemplava o mês inteiro corriam um sério risco de serem atuadas pela fiscalização, por estarem descumprindo a legislação.
Fontes:
http://www.rhevistarh.com.br/portal/wp-content/uploads/2022/12/PORTARIA-MTP-N-4198-DE-19-DE-DEZEMBRO-DE-2022-Ponto-de-21-a-20.pdf
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