A Portaria MTE 547/2025, publicada em abril do ano passado, trouxe novas regras para a fiscalização e a emissão das certidões de cumprimento das cotas de Aprendiz e de Pessoas com Deficiência (PcD).

As mudanças exigem atenção redobrada à qualidade e à consistência dos dados declarados pelas empresas. Por isso, reunimos aqui os principais pontos que o time do Departamento Pessoal precisa conhecer!

O que diz a Portaria MTE nº 547/2025?

Em suma, a Portaria MTE nº 547/2025 regula a emissão de certidões de cumprimento da reserva legal da contratação de PcD e da contratação de Jovem Aprendiz.

Ou seja, ela mantém inalteradas as leis que tratam das cotas – como a Lei nº 8.213/91 e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

A Portaria estabelece novos procedimentos de fiscalização e cria um sistema eletrônico do governo para a emissão dessas certidões.

Relembrando a regra sobre contratação de PcDs: a legislação obriga empresas com 100 ou mais trabalhadores a reservar uma porcentagem de vagas para pessoas com deficiência ou reabilitadas.

Da mesma forma, a legislação exige que a empresa destine um percentual de vagas para a contratação de aprendizes em atividades que demandam formação profissional. Essa obrigação vale para estabelecimentos de médio e grande porte que realizam atividades que demandam formação profissional.

Na prática, o sistema automatiza a emissão das certidões, usando como base as informações que empregador declara no ambiente eSocial.

Dessa forma, outros documentos ou formulários manuais deixam de ser aceitos.

Como acessar o novo sistema e emitir as certidões?

A empresa ou pessoa interessada pode emitir a certidão por meio do portal gov.br, informando apenas o CNPJ do empregador.

Seguem os links diretos de acesso:

• Portal geral de certidões: https://certidoes.sit.trabalho.gov.br/
  
  
• Certidão da cota de PcD: https://certidoes.sit.trabalho.gov.br/pcdreab
  
  
• Certidão da cota de Aprendiz: https://certidoes.sit.trabalho.gov.br/aprendiz
  
  

Além da emissão, o sistema também possibilita a verificação da autenticidade das certidões.

A nova medida é mais um passo em direção ao fortalecimento da fiscalização e da transparência, uma vez que centraliza as informações trabalhistas em uma única base de dados oficial.

Principais mudanças na emissão das certidões de cotas

Mesmo que a empresa cumpra as cotas previstas em lei, agora qualquer inconsistência nos dados declarados ao eSocial – por meio dos eventos S-2200, S-2300, S-1200 e S-2205 – pode resultar na negativa da emissão da certidão de cumprimento das cotas.

Isso pode fazer com que a organização fique sujeita a penalidades legais e financeiras, bem como impedir a participação em licitações e outros processos que exigem comprovação de regularidade trabalhista.

Basicamente, o sistema só emitirá automaticamente as certidões de cumprimento da reserva legal de trabalhadores aprendiz e PcD se identificar:

• Compatibilidade dos percentuais de contratação de aprendizes e PcD;
  
  
• Existência de vínculos de trabalho ativos e corretamente enquadrados;
  
  
• Ausência de falhas, omissões ou divergências nos registros.
  
  

Além desse ponto, a Portaria MTE nº 547/2025 também traz esclarecimentos relevantes sobre enquadramento nas cotas, bases de cálculo e outros aspectos. Confira no quadro a seguir:

Como manter sua empresa em conformidade com a norma?

Diante do novo modelo de fiscalização previsto na Portaria MTE 547/2025, manter a empresa em conformidade com as cotas para Aprendiz e PcD passa por uma gestão ainda mais criteriosa das informações declaradas ao eSocial.

Mais do que cumprir os percentuais legais, é essencial garantir que os dados realmente reflitam a situação dos vínculos. Por isso, confira os principais pontos de atenção para o DP:

• Revisão dos cadastros: certifique-se que todos os registros de PcD e aprendizes estejam atualizados e com dados completos.
  
  
• Movimentação de pessoal: mudanças de cargo, efetivação do aprendiz ou desligamento de PcDs impactam diretamente a base de cálculo.
  
  
• Laudos e certificados: mantenha laudos médicos e certificados de reabilitação válidos, vigentes e arquivados conforme legislação.
  
  
• CBO informado corretamente: garanta que o Código Brasileiro de Ocupações esteja alinhado à função exercida. Lembre-se: a cota de aprendizes depende da análise dos CBOs.
  
  
• Atenção a processos e decisões judiciais: quando a certidão decorrer de determinação judicial ou de termo de compromisso firmado em procedimento especial de ação fiscal, a emissão será feita pela Auditoria Fiscal do Trabalho, mediante solicitação.
  
  
• Monitoramento constante dos dados: adote revisões periódicas para identificar e corrigir erros técnicos, informações duplicadas ou dados desatualizados antes do envio ao eSocial.
  
  

Vale lembrar que, recentemente, foram estabelecidos critérios mais objetivos para a aplicação de multas aos empregadores ou responsáveis que enviarem informações com atraso, incorreções ou omissões no eSocial.

Em suma, isso reforça ainda mais a importância de uma gestão preventiva, com dados consistentes e processos bem estruturados no DP.

Quer entender melhor como funcionam essas penalidades e o que mudou na aplicação das multas do eSocial? Confira nosso conteúdo completo sobre o tema!

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