Na última segunda-feira, dia 17/05, fizemos uma live falando das novas aplicações do SST que serão feitas pelo eSocial, e como os profissionais de RH e DP precisarão fazer parte desse processo.

Assim, o Guilherme Silva, juntamente com o Guilherme Santos e o Alexandre Zappelloni conversaram com a gente sobre as mudanças que serão feitas na empresa, quais os principais pontos de atenção e como todos os departamentos  precisam  ajudar no processo de adaptação e de aplicação.

Antes de começar, você sabe o que é o eSocial? 

Bem, é um projeto do governo que tem como objeto disponibilizar a coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em uma plataforma única e simplificada. Facilitando assim, o cumprimento de diversas obrigações, o envio de informações padronizadas e o acesso aos órgãos participantes.

SST no eSocial

Atualmente, o SST é um cenário lotado por papeladas, arquivos mortos, ou seja, é um excesso de documentação física, uma fiscalização insuficiente para a quantidade de empresas que existem.  

Esse tipo de situação interfere muito nas ações pontuais dos órgãos controladores pelo motivo deles terem uma alta demanda.

Entretanto, com o SST no eSocial a fiscalização ocorrerá em tempo real, onde as empresas apresentarão informações para o governo. 

Haverá também cruzamentos de tabelas, para averiguar a procedência do que foi apresentado e analisar os dados esperados versus os  que foram recebidos.

Informações cobradas do SST

Para que não haja o envio de informações irrelevantes, as principais que serão cobradas do SST no eSocial são as relacionadas com:

• Comunicação de acidentes de trabalho pelo declarante, ainda que não ocorra o afastamento do trabalhador de suas atividades laborais.
  
  
• Passar informações relativas ao monitoramento da saúde de cada trabalhador(avaliações clínicas), durante todo o vínculo laboral com o declarante, bem como os exames complementares aos quais foi submetido, com respectivas datas e conclusões.
  
  
• Registrar as condições ambientais de trabalho pelo declarante, indicando as condições de prestação de serviços pelo trabalhador, bem como para informar a exposição aos fatores de risco e o exercício das atividades descritos na “Tabela 24 – Fatores de Risco e Atividades – Aposentadoria Especial” do eSocial.

Quem são os responsáveis pelo processo?

Há uma gama de profissionais envolvidos na aplicação dessa nova realidade e eles não se restringem somente à equipe do SST e a de Recursos Humanos, é necessário uma força tarefa em conjunto de todos da empresa.

Será preciso ter a conscientização do empresário, fiscais, contabilidade, o DP e o SST para que haja um conhecimento e as atividades diárias sejam desenvolvidas de forma prática.

Importância do RH/DP

É essa a área que cuida da movimentação de pessoal, seja pela contratação, pela informação ao eSocial, pela alocação em ambiente de terceiros e pelas mudanças que ocorrem ao longo do vínculo profissional.

Assim, o RH não é responsável pelo envio das informações do SST no eSocial, mas é essencial haver uma boa comunicação para garantir que sejam passados os dados corretos dos colaboradores e suas movimentações dentro da empresa para o SST, visto que esta é uma tarefa realizada RH, 

Independente de quem de fato irá realizar o envio para o eSocial é preciso existir coerência e consistência nas informações.

Consequências do não-envio 

Uma das preocupações mais comuns com o descumprimento de alguma obrigação são as multas, mais especificamente com o valor delas, e, de fato, esse é um fato preocupante e que pode causar um grave impacto para a empresa. 

A depender do documento a penalidade pode variar entre R$ 400,00 a R$ 4.000,00 para a não entrega do monitoramento da saúde do trabalhador e R$ 1.800,00 a R$ 181.000,00 caso falte dados sobre as Condições Ambientais de Trabalho e Perfil Profissiográfico Previdenciária.  

Porém, há outros casos que devemos levar em consideração, como a imagem que a empresa fica após o não envio dessas informações essenciais. 

Também são contestados como está o bem estar dos colaboradores, visto que dados que impactam na vida do trabalhador não foram enviados e, por fim, a perda de competitividade no mercado – podendo ocorrer quando existe um atraso nos processos internos da empresa e ela pode acabar pagando mais taxas.

6 regras de ouro 

Para que você consiga se adaptar sem problemas a essa nova realidade que é o SST no eSocial vale ficar atento a estas 6 regras que irão te ajudar a implementar da melhor forma possível, e são elas:

1 – Revisitar e reestabelecer processos entre áreas:

 A comunicação precisa ser mais fluida e direta para que as informações circulem na empresa sem impedimentos.

2 – Manter íntegra a base de dados:

Mantenha as informações coerentes e consistentes, prezando a padronização de qualificação do RH.

3 – Fim dos documentos de gaveta:

Agora com o eSocial, não haverá necessidade para arquivar milhões de documentos físicos.

4 – Não procrastinar a tomada de decisões:

Com um jeito mais rápido do governo acessar informações da sua empresa, ficará mais complicado adiar processos de entrega, então, é recomendado que estabeleça um ritmo de trabalho que estimule a proatividade e produtividade.

5 – Levantar a cabeça e enxergar a longo prazo:

Você verá os benefícios do SST no eSocial, agilizando os processos e a fiscalização.

6 – Comece logo:

Essa jornada não é fácil e você não deve deixar para iniciar quando estiver mais perto da data de implementação, a fase de errar é agora para não causar prejuízos no futuro.

Contribuição da Tecnologia

É normal ouvir pessoas se questionando do porquê realizar alguma mudança, que o melhor cenário é deixar tudo como sempre foi, porém o grande problema para muitos está na implementação e na reestruturação dos processos para se adequar às novas exigências.

Há uma imensidão de benefícios, alguns que já foram citados é a agilidade e a melhor organização dos dados. E sim, esses são os pontos importantes, por isso está ocorrendo a troca para o eSocial. 

Ainda assim não podemos nos acomodar e nesse momento é necessário contar com um programa especializado para ajudar na produção de informações no modelo especificado pelo governo, o XML.

E isso mostra o quão essencial é a tecnologia de sistemas de Gestão de RH, pois ela fará com que todos os dados dos colaboradores sejam enviados em um único arquivo, através de uma mensageria, e a empresa precisa saber exatamente o que contém nos arquivos.  

Assim, a coerência, a consistência e a disponibilidade dessas informações para a empresa e o envio para o governo irá auxiliar bastante na rotina de quem trabalha com elas.

Gostou do resumão? Se quiser ficar por dentro de todo o conteúdo que foi falado, assista a gravação da live!