Investir em softwares de gestão de pessoas é um passo importante, mas a escolha do fornecedor do melhor sistema de RH é fundamental para garantir o retorno desse investimento e maximizar os benefícios para a empresa.

A busca por mais agilidade e eficiência no setor Recursos Humanos e mais precisão nos dados, tem levado boa parte das empresas a investir em softwares de gestão de pessoas. E o que não faltam hoje são sistemas voltados para otimizar os processos do setor de DP e RH. Mas, em meio a tantas opções disponíveis, é natural surgir dúvidas sobre o que considerar no momento da contratação.

Se esse é um desafio que a sua empresa também está enfrentando, então você chegou ao lugar certo. Neste post, vamos te contar o que é preciso avaliar para escolher o melhor sistema de RH!

Os desafios que marcam o processo de decisão

Conforme mencionamos, a variedade de fornecedores de RH é um fator que certamente dificulta a escolha do parceiro ideal. Mas ele não é o único.

Entre os desafios que o RH e o DP enfrentam durante esse processo de decisão, também se destacam:

Atendimento de necessidades específicas

Cada empresa é única e possui tanto suas próprias necessidades quanto limitações.

Para começar, o orçamento disponível para a contratação de um sistema de RH pode variar significativamente de uma empresa para outra, impactando o processo de escolha.

Em algumas situações, pode surgir ainda aquele receio de mudar um sistema que, embora não seja perfeito, esteja funcionando razoavelmente bem.

O medo do novo, com todas as suas incertezas, tende a representar um obstáculo considerável, aumentando a complexidade da escolha de um parceiro que corresponda às expectativas.

Sistemas interligados, mas não integrados

Muitas empresas utilizam múltiplas plataformas para diferentes aspectos da gestão de pessoas, como folha de pagamento, recrutamento, treinamento e avaliações de desempenho.

No entanto, esses sistemas frequentemente não se comunicam bem entre si, resultando em dados fragmentados, redundâncias e dificuldade em obter uma visão holística das operações de RH.

Para evitar problemas de integração e garantir a fluidez dos processos, é fundamental que o software do novo fornecedor seja compatível com os sistemas já existentes na empresa ou que, melhor ainda, ofereçam uma gama de ferramentas e funcionalidades já integradas.

Segurança de dados

Não é segredo que, em suas práticas diárias, o RH precisa lidar com uma série de dados pessoais dos colaboradores.

A proteção dessas informações sensíveis é fundamental, não apenas para garantir a privacidade dos funcionários, mas também para cumprir com as novas regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Entre os desafios que as empresas enfrentam ao contratar um sistema de RH, está a necessidade de encontrar um parceiro que ofereça medidas robustas de segurança, como criptografia de dados, autenticação multifator e monitoramento constante.

Como superar esses desafios e escolher o fornecedor do melhor sistema de RH?

Como vimos até aqui, a escolha do melhor sistema ou mais adequado envolve muitas questões. Justamente por isso, esse é um processo que requer atenção e muita pesquisa por parte da empresa contratante.

Antes de começar a procurar, é importante que você faça a “lição de casa”. Isso significa analisar detalhadamente as necessidades da sua empresa, desde os desafios na gestão de recursos humanos até o orçamento disponível.

Conhecer esses detalhes ajudará a direcionar a busca para soluções que realmente correspondam às suas expectativas e necessidades. Mas, fora isso, há outros fatores que também devem ser avaliados:

1.     Reputação e experiência do fornecedor

Depois de definir claramente as necessidades do seu RH, o próximo passo é começar a pesquisar os fornecedores que podem atendê-las.

Além de analisar as funcionalidades do sistema, é fundamental buscar por avaliações de outros clientes e estudos de caso que forneçam um norte sobre a qualidade da ferramenta e dos serviços oferecidos.

A experiência e a longevidade também são ótimos indicativos de um produto sólido e confiável. Por isso, vale a pena entender quais são os fornecedores que possuem um histórico comprovado no mercado.

2        Capacidade de integração

Como explicamos antes, garantir que a nova ferramenta se integre bem com as plataformas que você já usa ajudará a evitar a fragmentação dos dados e a melhorar a coordenação dos processos.

Sendo assim, não se esqueça de também considerar a capacidade de integração com os demais sistemas da empresa e do governo.

3        Conformidade legal

Manter a conformidade com as legislações vigentes, tanto em relação às normas trabalhistas quanto à proteção de dados, é uma preocupação constante para o setor de Recursos Humanos.

Para evitar problemas nesta frente, é mandatório que os fornecedores dos sistemas mantenham e estejam sempre atualizados com as leis trabalhistas e regulamentos específicos.

Além disso, também é indispensável que o fornecedor adote um rol de medidas de segurança. Proteger as informações pessoais dos colaboradores de sua empresa e garantir que os dados sejam manipulados de forma segura e transparente é essencial.

4        Custo-benefício

A contratação de um fornecedor de RH geralmente envolve um investimento significativo. Sendo assim, também é de responsabilidade do setor assegurar que esses custos sejam justificados pelos benefícios.

Entre as vantagens tangíveis que os sistemas de RH oferecem e que podem ajudar a determinar o Retorno Sobre o Investimento (ROI), destacam-se: o aumento da eficiência, a redução de erros e melhoria na gestão de dados.

5        Suporte e atendimento

A qualidade do suporte técnico é determinante para uma experiência positiva, especialmente durante a implementação e os primeiros meses de uso. Por isso, é essencial escolher um fornecedor de RH com uma boa reputação nesse aspecto.

Vale a pena verificar, por exemplo, se o fornecedor conta com uma equipe de profissionais formados em RH. A oferta de treinamentos que ajudem a maximizar o uso do sistema e a manter os usuários atualizados sobre novas funcionalidades é outro diferencial.

6        Outros diferenciais

Além dos aspectos acima, há outros fatores que também podem aumentar as chances de uma parceria bem-sucedida. São eles:

• Facilidade de uso e a experiência geral do usuário;
  
  
• Elaboração e geração de relatórios;
  
  
• Armazenamento de dados na nuvem;
  
  
• Flexibilidade de personalizar e escalar o sistema;
  
  
• Uso de tecnologia própria;
  
  
• Investimento contínuo em inovação e melhorias.
  
  

Avaliar cada um desses pontos cuidadosamente é a melhor forma de assegurar que o sistema escolhido proporcione o máximo valor e eficiência para a sua gestão de recursos humanos.

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Conclusão

Não deixe a escolha do fornecedor de RH para depois, nem deixe de considerar os pontos que realmente são as melhorias que sua empresa precisa.

Ao analisar cuidadosamente as opções disponíveis e considerar os fatores apresentados neste artigo, você estará mais preparado para tomar a melhor decisão para a sua empresa.

Lembre-se: o melhor fornecedor de RH é aquele que é capaz de atender suas necessidades atuais, ao mesmo tempo em que oferece flexibilidade e suporte para o crescimento da sua empresa!


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