Se o uso da assinatura digital no RH ainda não faz parte da realidade da sua empresa, aí vai uma informação interessante: essa ferramenta pode reduzir o tempo de processamento de documentos em até 97%.

Em uma área que busca cada vez mais agilidade, eficiência e conformidade, ignorar essa tecnologia significa perder produtividade, bem como manter a equipe presa a processos obsoletos.

Quer saber mais sobre como a assinatura digital está redefinindo os fluxos de trabalho no RH, desde a admissão até o desligamento? Então, embarque na leitura deste post!

O que é a assinatura digital?

O nome já dá uma boa pista, mas nunca é demais explicar: a assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica que permite validar documentos com total segurança jurídica e integridade.

Com o apoio desse recurso, as pessoas podem assinar qualquer documento de forma online, rápida e segura, eliminando etapas burocráticas como, por exemplo, a impressão, o trâmite de entrega ou busca do documento físico e a espera pela assinatura em papel.

Por que adotar a assinatura digital no RH?

Em tempos de trabalho remoto ou híbrido e de digitalização acelerada dos processos, contar com uma solução de assinatura digital no RH já deixou de ser uma tendência para se tornar um requisito essencial.

Afinal, o setor lida diariamente com um alto volume de documentos sensíveis, como contratos de trabalho, termos de confidencialidade, políticas internas e acordos de benefícios – todos com prazos, exigências legais e necessidade de rastreabilidade.

Quando esses fluxos dependem de processos manuais, o risco de atrasos, perdas de documentos, retrabalho, bem como falhas operacionais aumenta.

Já com a assinatura digital, o RH ganha:

• Previsibilidade no cumprimento de prazos: a automatização de envios, lembretes e aprovações evita atrasos em admissões, alterações contratuais e processos de desligamento;
  
  
• Redução de riscos operacionais e jurídicos: registros eletrônicos e validações de identidade aumentam a segurança da informação e reduzem a chance de fraude, inconsistência ou perda de documentos;
  
  
• Digitalização das rotinas do DP: recibos, acordos, termos e documentos recorrentes podem ser assinados digitalmente, tornando, assim, os processos mais ágeis;
  
  
• Guarda de documentos mais segura e acessível: arquivos assinados ficam organizados em nuvem, facilitando a busca, bem como auditorias e controle de versões;
  
  
• Mais eficiência para equipes reduzidas: ao eliminar tarefas manuais e repetitivas, o time ganha tempo para atividades estratégicas, mesmo em estruturas enxutas;
  
  
• Apoio a auditorias e compliance: informações centralizadas e rastreáveis facilitam atender às exigências legais e fiscalizações.
  
  

E mais: as ferramentas de assinatura digital já incorporam recursos de Inteligência Artificial que automatizam a leitura de documentos, validam campos obrigatórios, identificam inconsistências e utilizam OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair dados de arquivos digitalizados.

Na prática, isso reduz erros humanos, agiliza conferências e, sobretudo, aumenta a confiabilidade de todo o processo de assinatura!

Assinatura digital no RH e validade jurídica

Uma das dúvidas mais comuns sobre documentos assinados no meio online é se eles realmente têm validade jurídica, e a resposta é sim!

No Brasil, por exemplo, as assinaturas eletrônicas e digitais são respaldadas pela legislação vigente, como a MP nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020, que reconhecem diferentes níveis de assinatura e estabelecem critérios para seu uso em documentos públicos e privados. A lei garante validade jurídica desde que haja identificação e integridade do documento.

Essas normas também ajudam a orientar empresas e profissionais de RH sobre qual tipo de assinatura utilizar em cada situação, considerando o grau de segurança necessário, bem como o risco envolvido e a natureza do documento.

De forma geral, a legislação brasileira classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis principais:

• Assinatura eletrônica simples: utiliza métodos básicos de identificação, como login e senha ou confirmação por e-mail. É indicada para documentos de menor risco jurídico;
  
  
• Assinatura eletrônica avançada: adota mecanismos de verificação mais robustos, como autenticação em dois fatores, biometria ou validações adicionais. É recomendada para contratos e documentos corporativos que exigem maior segurança;
  
  
• Assinatura eletrônica qualificada (assinatura digital): é realizada com certificado digital no padrão ICP-Brasil. Possui o mais alto nível de segurança e presunção legal de validade, sendo indicada para documentos com maior risco jurídico.
  
  

Implementando a Assinatura Digital com o NydusRH

Adotar a assinatura digital no RH se torna ainda mais estratégico quando a tecnologia está integrada aos próprios fluxos do DP. E essa é exatamente a proposta do NydusRH, que conta com um módulo de assinatura digital em parceria com a Unico.

Em geral, a nossa solução permite:

• Padronizar processos da folha e documentos oficiais, como admissão, férias, rescisão, entrega de EPI, PLR, aditivos e outros documentos;
  
  
• Gerenciar as assinaturas com controle de prazos, acompanhamento em tempo real e guarda segura dos documentos digitais;
  
  
• Otimizar a rotina da folha, reduzindo o uso de papel, o retrabalho operacional e os riscos trabalhistas;
  
  
• Rastreabilidade completa, o que também se traduz em mais segurança jurídica e documental;
  
  
• Acelerar o ciclo operacional da folha, com documentos críticos assinados mais rapidamente e maior eficiência no fechamento.
  
  

Ao integrar assinatura digital diretamente às rotinas do DP, o NydusRH transforma atividades que antes eram burocráticas em fluxos mais inteligentes e rastreáveis. Para saber mais, entre em contato e agende uma demonstração!

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