A implementação de assinatura digital no RH ocorre para que os processos do departamento se tornem mais ágeis e menos burocráticos, mas ela não acontece do dia para a noite. 

É necessário definir etapas, preparar a equipe e contar com parceiros tecnológicos que integrem as informações com segurança.

Essa mudança, além de contribuir para a cultura sustentável organizacional, também promove maior integração e otimização dos recursos, maximizando a capacidade operacional das atividades realizadas pelo RH.

No cenário atual, onde o governo investe em tecnologia para fiscalizar as empresas e aplicar multas (eSocial, DCTFweb e entre outras), o departamento pessoal e RH se tornaram os setores mais importantes, por isso, também precisa investir em ferramentas e sistemas que fornecem essa capacidade de otimizar as tarefas e maior controle dos documentos.

Mas, como eliminar os uso de papéis e trocar o processo do papel pela assinatura digital dentro da empresa? Por onde começar? Quais ferramentas escolher? Como fazer essa transição? 

Este será o tema tratado neste artigo e vamos responder todas as dúvidas a seguir. Continue lendo. 

Quais os benefícios de implantar a assinatura digital no RH e DP.

A busca por redução de custos, automatização e maior agilidade nas atividades, tem feito com que as empresas procurem por ferramentas que oferecem digitalização dos processos. A assinatura digital de documentos contribui diretamente para essa transformação.

Com a necessidade de desburocratização do RH e crescimento do trabalho home-office, a assinatura digital dos documentos proporciona facilidade, além de garantir o valor legal, uma vez que dá veracidade às informações.

As assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica conforme Lei n° 14.063 publicada em setembro de 2020 e são qualificadas em 3 tipos de assinatura: Assinatura eletrônica Simples, Avançada e qualificada. 

Sendo assim, conforme a lei, o mesmo possui o mesmo valor que um documento assinado em papel impresso. 

Por meio desta tecnologia, se fez possível a validação e assinatura de documentos de forma rápida e de qualquer lugar, mas alguns passos anteriores precisam ser avaliados, principalmente em relação à conexão dessas informações com os demais dados do DP e RH.

Para auxiliar nesse processo, listamos abaixo alguns passos para trocar o papel e a implementação da Assinatura Digital na empresa.

5 etapas para trocar o papel pela Assinatura Digital

1. Conscientização e quebra de barreiras

Toda mudança gera períodos onde o RH e a empresa precisam despender maior esforço na conscientização sobre o novo processo, paciência para adaptação de todos os envolvidos, além da criação de novos hábitos.

Esse movimento também é essencial para quebrar barreiras do “sempre foi assim, porque mudar?”. O setor de Recursos Humanos está passando pela transformação digital e é evidente os benefícios que a tecnologia, aplicada nas atividades dos profissionais, tornam o departamento mais produtivo e o gerenciamento mais estratégico.

A mudança e o uso da ferramenta precisa ser vista como uma vantagem, algo que vai auxiliá-lo e melhorar a rotina de suas atividades e que será usada pela empresa de forma estratégica para a melhoria do sistema organizacional da empresa. 

Por isso, é importante entender que as novas ferramentas são aliadas para o melhor desempenho da empresa e de todos que interagem com ela. 

2. Criação de uma cultura sustentável

Como vimos, é importante conscientizar os colaboradores sobre os impactos ambientais do uso do papel e materiais físicos, principalmente quando há desperdício.

Por meio da assinatura digital, é possível reduzir consideravelmente o consumo de papel, a necessidade de despacho e arquivamento, gerando economia para a empresa.

Com menos papel sendo usado nas empresas, há uma contribuição para a redução do desmatamento e também menos resíduos para serem descartados.

Porém, a criação de uma cultura sustentável, ou ampliação de ações já realizadas, é algo a ser trabalhado diariamente e precisa ter o reforço de comunicação interna.

Para isso, a campanha institucional propondo uma mudança no comportamento dos colaboradores, dentro e fora da empresa, precisa vir com ações criativas, palestras, incentivos e com o engajamento dos gestores.

Outra vantagem na utilização de informações e processos totalmente digitalizados é o peso competitivo que a empresa passa a ter no mercado, sendo uma empresa visada pelos clientes preocupados com as questões ambientais.

3. Definição dos documentos que podem ser usados assinaturas digitais

Chegou a hora de analisar quais documentos passarão a ser assinados digitalmente. Para cada tipo de documento pode existir um responsável por aquele processo, por isso é necessário envolver as pessoas e outros departamentos no alinhamento do novo fluxo e definir por quais documentos começar.

Veja o impacto da assinatura para os documentos abaixo:

Kit de Admissão. Ter um processo admissional totalmente digital é fundamental para garantir que as informações estejam atualizadas e enviadas ao eSocial dentro do prazo necessário. 

Por meio de aplicativos o colaborador pode anexar todos os documentos necessários, que já vão diretamente para o responsável pelo processo de admissão e ao finalizado, as informações já são enviadas para a carteira de trabalho (CTPS Digital) do colaborador. 

Assinatura de contrato de trabalho. Esse é um dos documentos onde a assinatura digital é usada, pois agiliza o processo de admissão de um novo colaborador ou de prestação de serviço. Como mencionado no item anterior, o kit admissional possui diversos documentos e, sendo todos digitais, o processo é feito muito mais rápido e de forma segura.

Autenticação de documentos trabalhistas como holerites, ASO, Declarações e recibos. Esses documentos são gerados com as informações já atualizadas no sistema, enviadas para assinatura e arquivadas digitalmente, facilitando o controle, localização e gestão das assinaturas.

Quando aplicado ao ponto eletrônico, as informações podem ser automaticamente levadas para os gerentes e gestores, indicando as horas extras, faltas e atrasos, sem a necessidade de operações manuais para apontamento.  

Fornecimento de EPI: uma grande dificuldade das empresas é o controle de EPI que são fornecidos aos trabalhadores. Em muitas organizações é necessário o fornecimento de uma ficha, que deve ser assinada e levada para dar baixa na informação e após esse processo arquivada. 

De forma digital, o documento é enviado automaticamente, assinado e arquivado digitalmente. Quando integrado ao sistema de estoque as informações podem ser automaticamente atualizadas e sem a necessidade de impressão de nenhum documento físico. 

Gestão de benefícios: a ferramenta pode facilitar o processo de gestão dos benefícios que terão uma comunicação mais eficiente com os responsáveis pelas admissões, haja vista que a documentação também será encaminhada mais rapidamente. 

4. Treinamento da equipe e colaboradores

Para a implantação da assinatura digital na empresa é necessário que seja realizado o treinamento, para que a equipe e os colaboradores percam a necessidade de ter o documento físico. 

Conhecendo mais sobre a ferramenta e entendendo os benefícios, é possível adquirir confiança e começar a mudar o comportamento das pessoas. 


É importante que este treinamento aborde os seguintes temas:

• Apresentar a solução e como ela garante a segurança das informações. Aqui, tanto o colaborador, quanto o RH, precisam ver na prática os benefícios citados no item 1 e 2.
  
  
• Demonstrar como é a assinatura digital na prática, desde o disparo, até o arquivamento e como conferir se os documentos estão assinados;
  
  
• Demonstrar quais controles e documentos não precisarão mais ser impressos;
  
  
• Destacar a agilidade que ele pode proporcionar nas atividades e de como é possível se reorganizar. 
  
  
• Reforçar como a ferramenta, sendo integrada ao sistema utilizado pelo RH, vai interagir a cada atualização de informações no sistema.
  
  

5. Integração com os sistemas: 

É muito importante que a ferramenta de assinatura digital seja integrada com o sistema já utilizado pelo DP e RH para operação da Folha de Pagamento e demais subáreas.

Assim, todos os documentos gerados, desde a admissão, até o término da jornada do colaborador com a empresa, tem suas informações atualizadas automaticamente, evitando retrabalho e erros operacionais quando utilizado ferramentas separadas.

A documentação, ao ser gerada no sistema, pode ser enviada para as pessoas envolvidas sem sair da plataforma e o processo funciona por meio de chaves criptografadas que, depois de cadastradas, identificam o signatário e garante a integridade dos documentos e segurança da informação. 

A mesma documentação pode ser acessada pelo celular, onde é aberta, lida, assinada e devolvida para ser arquivada no sistema, agilizando todo o processo de arquivamento das informações, que também ficam mais protegidas.

O documento assinado digitalmente é seguro?

As mudanças sempre podem causar insegurança aos profissionais de DP/RH, pois eles são responsáveis por muitos desses documentos e contratos. 

Com os documentos passando a ser completamente digitais, existe o receio de serem acessados por outras pessoas, hackeados ou que haja utilização indevida e, por este motivo, continuam realizando as atividades de forma manual e burocrática.

Contudo, sendo o propósito da ferramenta auxiliar o profissional no controle dos documentos e agilizar os processos, saber como a ferramenta garante a segurança dos dados e eficiência para todos os envolvidos é o que irá fazer com as pessoas se desapeguem do documento físico. 

O arquivamento físico também é um grande problema para as empresas, que sofrem com o gerenciamento do espaço, extravio de informações, deterioração de documentos e demora até o documento ser localizado.  

Muitas organizações terceirizam essa atividade para empresas especializadas, mas os problemas continuam existindo, pois o papel não deixa de existir e os riscos acima são amplificados.

Com o arquivo em nuvem, não existe uma limitação de espaço, os documentos também não vão se deteriorar com o tempo, as informações ficam arquivadas de forma mais seguras, organizadas e de fácil acesso. 

O arquivamento digital de documentos facilita também a integração de informações com outros setores, como o acesso da contabilidade aos relatórios de fechamento da folha ou o setor jurídico que necessita de um documento contratual de colaboradores. 

Este tipo de arquivamento também é o mais adequado para atender as normas da LGPD, onde o acesso é apenas por meio de senhas e pode ser restrito por setor.

O impacto da rotina e mudança na cultura organizacional

A integração dos processos pela assinatura digital reduz as atividades manuais e burocráticas como: colher assinatura de todos os documentos admissionais, digitalizar e encaminhar para os setores relacionados. 

Esses processos gastam bastante tempo e muitos profissionais ficam presos nessas rotinas operacionais, impedindo que revisem processos e implantem melhorias na empresa.

O processo da assinatura digital não beneficia apenas o setor do DP/RH, mas todos que estão envolvidos nesse processo, como um supervisor operacional, auxiliar de suprimentos que cuida dos materiais de EPI entre outros. 

• Quando o digital opera a uma redução significativa no tempo reduzindo as atividades manuais os gestores podem operar de forma mais estratégica: 
  
  
• O tempo pode ser direcionado para processos de maior valor organizacional;
  
  
• Facilita a comunicação por meio do envio de documentos de forma digital como programação, aviso e recibo de férias, encaminhar documentações assinadas pelos funcionários, cabendo ao profissional de DP/RH monitorar o processo das atividades;
  
  
• Como a documentação se torna mais padronizada o processo de comunicação entre a matriz e filial se torna mais eficiente, evitando o extravio, retrabalho e inconformidades em auditoria por conta documentos divergentes; 

• Os profissionais de DP/RH podem dar mais ênfase a gestão de pessoas e não apenas na execução de processos operacionais; 
  
  
• Com a redução em atividades operacionais faz com que a equipe se qualifique mais, até mesmo porque atividades analíticas exigem mais conhecimento dos colaboradores.
  
  Entendo assim, que todos precisam ter conhecimento sobre a ferramenta de assinatura digital e de como ela pode contribuir para cada setor, fazendo assim com que todos possam utilizá-las.
  
  
  

Redução de custo com materiais no setor de Departamento Pessoal

Mudar os processos organizacionais de uma empresa é bastante difícil e precisa ser pensado em todas as suas etapas para que não impacte todo o processo de operações dos setores de RH e DP. 

Portanto revisar os processos operacionais é fundamental antes de se iniciar com a digitalização, sendo necessário conhecer quais processos levam mais tempo para serem realizados, e quais dependem de mais lançamentos manuais para assim alinhar os processos com a digitalização. 

Para isso, alinhar os processos junto com a equipe, ouvir a opinião deles torna a implantação mais prática e as falhas e erros mais fáceis de serem corrigidos.

Como já mencionado no decorrer do artigo, os profissionais envolvidos no processo precisam ter conhecimento sobre a ferramenta e sobre todas as possibilidades atribuídas e de como ela pode otimizar os processos e auxiliá-los nas atividades, desta forma, eles ficam mais engajados a utilizá-las fazendo que assim eles deixem hábitos e práticas que agora serão desnecessários. 

Com a redução de documentos impressos a organização do setor se torna mais eficiente e prática, haja vista, que a um espaço melhor para o trabalho tornando o ambiente mais leve e limpo. 

Ter menos documentos impressos também garante mais segurança na informação, evitando que estes documentos possam ser acessados por qualquer pessoa ou até mesmo descartados de forma incorreta de informações sensíveis e pessoais ao qual podem ficar expostas. 

Agilidade e mais autonomia nos processos home-office

Muitas empresas estão aderindo ao trabalho a distância, e ferramentas como assinatura digital agregam ainda mais ao processo, tendo em vista que o envio e compartilhamento de informações fica ainda mais prático e eficiente.  

Como o arquivo se torna digital ele não precisa mais depender de que a documentação seja encaminhada para ele ou disponibilizada por algum colega de trabalho, como o envio se torna automático ele também não precisa se preocupar se todas as documentações foram enviadas no e-mail. 

Gestores e diretores que estejam viajando a negócios, não precisam deixar de executar sua rotina e validar documentações importantes por conta da viagem, tendo autonomia de validar o documento é de que ele retornará assinado para a pessoa que o solicitou. 

Conclusão

Os processos de gestão do DP/RH têm buscado automatizar e desburocratizar os processos, reduzindo as execuções de atividades operacionais. 

A ferramenta de assinatura digital busca facilitar esse processo, haja vista que quando integrada a folha de pagamentos as informações podem ser enviadas e validadas com mais facilidade. 

Ou seja, processos como validação de documentos contratuais podem ser enviados diretamente ao colaborador, ao qual, será assinado, validado por este e de forma automática já é arquivado. 

Isso proporciona um ganho de tempo bastante significativo, que pode proporcionar à empresa uma execução das atividades do setor de forma mais estratégica e direcionadas para a gestão de pessoas. 

Como toda a mudança gera impacto na cultura e clima organizacional, ao qual exigirá dos profissionais de DP/RH mais conhecimento, entendendo que o mesmo deixará de executar tantas tarefas operacionais e passa a fazer atividades mais analíticas e de gerenciar mais os processos. 

Outro benefício é o arquivo, que passa a ser totalmente digitalizado e não ocupando espaço físico das empresas, sendo mais organizado e de fácil acesso e que garante a segurança da informação atendendo às conformidades da LGPD. 

É fundamental que as empresas estejam integradas às novas tecnologias e que saibam preparar seus colaboradores para utilizar as ferramentas de forma estratégica.

Link fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/lei/l14063.htm