Sua empresa realiza de forma constante a gestão de colaboradores afastados? Tem noção dos reflexos que esses afastamentos podem causar no ambiente de trabalho, na capacidade produtiva e até mesmo nos resultados financeiros da organização?

Com integração das informações sobre a situação trabalhista dos colaboradores devido à abrangência do eSocial, o número de registros de afastamentos por doenças ou acidentes de trabalho, que consideram apenas dados envolvendo pessoas com carteira assinada (CLT), cresceu nos últimos dois anos.

Em 2020, foram notificados 446.881 acidentes de trabalho; em 2021, o número subiu 37%, alcançando 612.920 notificações, de acordo com o Observatório de Segurança e Saúde no Trabalho.

Vamos abordar hoje os reflexos dos afastamentos em uma organização, e indicar os cuidados que devem estar no radar dos dirigentes e das equipes de gestão de pessoal sobre esse assunto.

Definição do afastamento

O afastamento do trabalho ocorre quando o colaborador se encontra em uma condição de saúde que o torna temporariamente incapaz de realizar sua atividade laboral, como doença, acidente ou licença-maternidade.

Nos casos de afastamento por doença ou acidente, os primeiros quinze dias em que o colaborador não está trabalhando são pagos pela empresa.

A partir do 16º dia, o afastamento pode se tornar previdenciário, caso seja aprovado pela perícia médica do INSS, e a responsabilidade pelo pagamento é da Previdência Social, através do auxílio-doença, seguindo os procedimentos de notificação legais.

Entendendo os reflexos de um afastamento

Em uma organização, a gestão dos funcionários afastados ou licenciados deveria ir além do acompanhamento da data de término desse afastamento e do agendamento do exame médico ocupacional que visa confirmar a capacidade laboral para o retorno ao trabalho.

Deve ser uma estratégia de controle e prevenção para diminuir as situações de colaboradores afastados por mais de quinze dias.

A ocorrência de muitos afastamentos ou a falta de acompanhamento pode afetar uma empresa em diversas formas:

• Custo com os primeiros quinze dias do afastamento;
  
  
• Sobrecarga de trabalho da equipe e impacto na moral e no clima da empresa;
  
  
• Necessidade de contratar trabalhadores substitutos temporários, com todos seus custos;
  
  
• Possibilidade de situações de desvio de função;
  
  
• Alteração do índice FAP – Fator Acidentário Previdenciário, que reflete no recolhimento de encargos sobre a folha de pagamento;
  
  
• Geração de uma imagem negativa da empresa no mercado e comunidade;
  
  
• Complicação para os colaboradores afastados aguardando nova perícia médica, ou que estejam no “limbo previdenciário”, resultando dificuldades em sua recuperação, e deixando-os mais propensos a ajuizar ação trabalhista contra o empregador;
  
  
• Custos inesperados que afetam a receita financeira, sendo necessário incluí-los no valor dos produtos, diminuindo a competitividade no mercado.
  
  
  

Implementando a gestão de colaboradores afastados

Uma das missões da empresa deve ser a de manter um ambiente de trabalho saudável e seguro para todos os funcionários. Portanto, a empresa deve ter um programa de saúde e segurança do trabalho para adotar medidas que diminuam estas ocorrências.

Porém, a partir do momento que ocorre o afastamento e é reconhecido pela Previdência Social, o ideal é adotar um plano de gestão de funcionários afastados.

Esse plano tem o objetivo de garantir que esses colaboradores recebam através do setor de recursos humanos e saúde do trabalho o apoio necessário durante o afastamento, para que haja o retorno saudável ao trabalho, minimizando o impacto nas operações da empresa.

Aqui estão algumas ações que podem ser adotadas:

• Acompanhar ocorrências frequentes com os mesmos sintomas ou códigos de doenças (CID), mesmo que sejam de poucos dias. Se essas ocorrências somarem mais de 15 dias dentro de um intervalo de 60 dias, transformam o atestado mais recente em um afastamento. Por isso, deve ser feito o acompanhamento de faltas e atestados;
  
  
• Conversar com o colaborador para entender o que está ocorrendo, e oferecer ajuda;
  
  
• Pode ser necessário realizar melhorias no âmbito de saúde ou segurança do trabalho por parte do setor responsável;
  
  
• Orientar o colaborador sobre os passos a serem seguidos para a agendar a perícia e solicitar o afastamento. Manter contato para saber o andamento do processo;
  
  
• Acompanhar a recuperação de saúde do funcionário é extremamente importante, para saber se ele está em condições de voltar ao trabalho e entender sua situação perante a Previdência;
  
  
• Ter um programa de reintegração, com visão mais humanizada, que pode incluir modificação temporária das responsabilidades de trabalho, treinamento adicional e apoio dos colegas de equipe.
  
  
  

Quando o profissional de DP ou RH identificar um afastamento, o que deve fazer?

Assim que for identificado um afastamento, o colaborador precisa ser orientado sobre o agendamento da perícia médica no posto da Previdência.

O agendamento pode ser feito de duas formas:

• Por ligação 135;
  
  
• Pelo aplicativo MEUINSS.

O agendamento também pode ser realizado pela empresa através do telefone, mas não é uma obrigação. Esta é uma atribuição do colaborador ou de seu responsável, caso não esteja em condições de fazê-lo.

O INSS também disponibiliza a perícia online, que é feita pela avaliação dos atestados, sem a necessidade de comparecer a uma agência do Instituto da Previdência.
 

Quais documentos o colaborador deve levar ao INSS?

No agendamento, é importante ter em mãos os documentos principais para o cadastramento. No caso de acidente de trabalho, o registro da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), já deverá ter sido enviado pela empresa por meio do eSocial.

No dia da perícia, o colaborador deve levar todos os documentos que ajudem a comprovar a sua situação médica de incapacidade, além dos seguintes documentos:

• Documento de identificação com foto;
  
  
• Atestados e laudo médico;
  
  
• Comprovante de endereço;
  
  
• Declaração de último dia trabalhado.
  
  
  

Acompanhamento de afastados

Por meio da análise de algumas informações, o setor de recursos humanos deve acompanhar o colaborador a partir do lançamento do documento de afastamento, resultado de perícia da Previdência e exame de retorno ao trabalho. Esses são os três passos mais importantes.

A simples apresentação de um ou mais atestados que juntos somem mais de quinze dias não garante o afastamento do colaborador.

É preciso o resultado da perícia médica do INSS como um importante documento que comprove que, de fato, o colaborador está sem condições de exercer sua função e que sua remuneração será paga pela Previdência Social, como auxílio-doença.

Em alguns casos, pode ocorrer a conversão da natureza do tipo de benefício de B31 – auxílio-doença comum para B91 – auxílio-doença acidentário, o que acarreta mudanças nos trâmites da folha de pagamento ou nas condições de estabilidade.

Também é possível que o prazo determinado pela perícia médica não seja suficiente para a recuperação plena do colaborador, portanto é importante o apoio do empregador, para lembrar ao trabalhador que ele pode pedir a prorrogação do afastamento enquanto aguarda nova perícia médica, para não ficar sem o receber o benefício.

Como o profissional de pessoal vai saber do resultado da perícia?

É fundamental acompanhar o retorno do INSS sobre o afastamento do colaborador, por isso manter o contato com ele é a forma mais indicada e rápida.

O resultado da perícia também pode ser consultado pelo empregador, no site do INSS, nas opções de serviços para empresas, que direciona para a DATAPREV, e deve ser acessado pelo CNPJ e senha de acesso.

Requisitos para concessão de benefício

Há alguns requisitos mínimos nas regras da Previdência para fornecer o benefício. Os casos mais comuns que podem gerar a não concessão do benefício do INSS são:

• Falta de tempo de contribuição;
  

• Atraso no agendamento da perícia, neste caso pode causar a perda ou o pagamento parcial do benefício;
  

• Não reconhecimento da doença para impedimento de execução do trabalho.

Portanto, qualquer um desses motivos pode fazer com que o afastamento não seja aceito pela Previdência.

Limbo previdenciário: quando ocorre e quais ações precisam ser tomadas?

A situação chamada de “limbo previdenciário” ocorre quando o médico perito da Previdência e o médico do trabalho no empregador discordam sobre a capacidade laboral do trabalhador em voltar à sua função.

O colaborador solicita o afastamento por incapacidade e este não é aceito ou, recebe alta médica da Previdência após um período de afastamento, porém o médico do trabalho no empregador o considera ainda inapto.

Isso significa que a empresa não pode deixar o trabalhador retornar às suas atividades sob risco de ocorrer alguma situação que prejudique o próprio trabalhador ou outros à sua volta.

Nesse caso, a empresa também não pode efetuar o pagamento salarial por não haver o retorno ao trabalho.

É uma situação complexa, que pode ter desdobramentos judiciais, onerando a empresa com a obrigação de pagar os valores salariais não cobertos pela Previdência.

Nesses casos, o profissional de RH e a gestão da empresa podem adotar procedimentos para apoiar este processo, pois, mesmo não sendo diretamente um problema da empresa, é questão de bom senso e parte do compromisso de manter o bem-estar do trabalhador.

Os procedimentos que podem ser adotados:

• Contratar um médico especialista, ou apoio jurídico, para analisar o caso do colaborador que vai auxiliá-lo no recurso contra a Previdência;
  

• Verificar a possibilidade de readequar o trabalhador em outra função até que se restabeleça sua saúde;
  

• Conceder licença remunerada, nos casos em que será necessário aguardar um parecer do médico do colaborador ou do resultado de nova perícia.
  

O mais importante é não deixar o colaborador sem assistência e providenciar o apoio necessário para a resolução dos problemas, evitando que ocorram atrasos que possam ser cobrados da empresa no futuro.

Conclusão

Ter uma gestão de colaboradores afastados é essencial para que a organização consiga identificar e evitar os motivos que possam gerar situações de afastamento, reduzindo custos e mitigando o impacto negativo em diversas instâncias, como o ambiente de trabalho e a produtividade.

Embora não seja uma responsabilidade da empresa, o cuidado com o capital humano se tornou uma parte essencial do seu papel. Não se trata apenas de uma questão que diz respeito apenas ao trabalhador.

Portanto, profissionais de departamento pessoal e de recursos humanos, precisam estar atentos aos procedimentos previdenciários de auxílio-doença ou acidentes, para dar apoio aos trabalhadores, minimizando as situações críticas pelas quais eles estão passando, com uma abordagem proativa.

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