O eSocial trouxe muitas mudanças para as empresas e escritórios contábeis com objetivo de centralizar as informações e mantê-las atualizadas, e para o afastamento temporário (evento S-2230) do empregado não seria diferente.
O afastamento temporário do colaborador é algo que faz parte do cotidiano dos profissionais de departamento pessoal e são variados os tipos, como: licença maternidade, férias, auxílio doença e muitos outros, a diferença é como cada um será tratado e como precisa ser conduzido dentro do eSocial.
Os tipos de afastamento dentro do eSocial são determinados pelo Manual de Orientação do eSocial, tabela 18, que traz quais são os tipos de afastamento.
Também é importante destacar que caso o funcionário tenha mais de um vínculo trabalhista o seu afastamento deve ser enviado por ambos os empregadores.
Exemplo: Maria tem dois registros de trabalho por prazo indeterminado, sendo um na empresa x e outro na empresa y. Maria precisa fazer uma cirurgia e vai ficar afastada por 30 dias dos dois empregos.
Desta forma, ela precisa comunicar seu afastamento para o empregador y e para o empregador x, e ambos vão informar o afastamento ao eSocial pelo evento S-2230.
Quem está obrigado a enviar o evento S-2230?
A obrigatoriedade do envio ocorre a partir do primeiro dia de afastamento, independentemente da quantidade de dias, por isso é importante que nós, profissionais de RH e DP tenhamos acesso às informações de forma correta, em um prazo hábil para alimentar o sistema e enviar as informações.
Quais os prazos para envio do S-2230?
Os prazos são diferentes para cada tipo de afastamento, portanto devemos ficar atentos às situações.
Afastamento temporário no eSocial por motivo de doença/ acidente de trabalho:
Os atestados de até 15 dias devem ser enviados para o eSocial até o dia 07 do mês subsequente, mas caso este afastamento seja de 16 dias ou mais ele tem que ser enviado no décimo sexto dia contados do início do atestado.
Portanto, devemos sempre ficar atentos ao prazo para recebimentos dessas informações, sendo que a legislação é omissa quanto ao prazo de entrega de atestados, nos quais nós como profissionais do DP/RH buscamos adotar o prazo de 48 horas ou prazo conforme determinado em Convenção Coletiva de trabalho.
Outro ponto que devemos nos atentar é a junção de atestados do mesmo CID ou grupos relacionados dentro de um prazo de 60 dias nos quais todos devem ser enviados ao eSocial.
A validação deste documento pelo eSocial devemos nos atentar nas informações:
- Quantidade de dias de afastamento;
- Nome do Médico;
- Identificação do órgão de classe;
- UF do órgão de classe médica;
- E o número de inscrição do médico.
Essas informações já são comuns para nós que trabalhamos na área, mas antes não prestamos tanta atenção nestes campos, sendo agora fundamental para envio do evento S–2230, e a falta dessas informações pode causar erros e barrar a entrega do documento.
Férias
As férias também é um afastamento do empregado e deve ser enviado ao eSocial pelo evento S–2230, sendo informado assim o período de gozo de férias do colaborador por meio do código 15 – Gozo de Férias ou Recesso o prazo de envio das férias no esocial é até o dia 07 do mês seguinte.
Outro ponto importante a ser destacado é que os eventos de afastamentos não podem ser enviados de forma antecipada, com exceção das férias que pode ser enviado com até 60 dias do seu início.
Quanto ao Aviso de férias que deve ser feito com 30 dias de antecedência o envio desta informação, deixou de ser obrigatório o envio para o eSocial, mantendo assim apenas o registro físico deste documento.
O envio antecipado das informações de férias pode gerar problemas caso o colaborador precise apresentar algum outro afastamento que, por algum motivo, venha a ficar entre as férias.
Caso ocorra, quando o evento for enviado para o eSocial o sistema vai retornar com o erro informando já existir afastamento cadastrado, e para este caso será preciso excluir as férias do sistema e do eSocial para dar continuidade na informação correta.
Exemplo:
Enviei o evento de afastamento de férias do JOÃO em 01/03/2022 programando as férias para o dia 15/04/2022, entretanto JOÃO entregou atestado de 20 dias tendo início em 10/04/2022, desta forma para não gerar erro no eSocial, exclua o evento de féria e envio o de auxílio doença.
Após o retorno do auxílio doença, poderá fazer novo cálculo de férias e enviar o evento novamente com o período de gozo correto.
Licença Maternidade, Serviço Militar, Cárcere, Licença Prêmio. Como ficam o envio no eSocial?
Os afastamentos mencionados acima também são comuns para o profissional do departamento pessoal e precisam ser enviados ao governo pelo evento S-2230 e seu prazo de envio é até o dia 15 do mês seguinte.
A licença maternidade precisa ter uma atenção maior devido ao seu impacto no cálculo da folha de pagamento, haja vista que este afastamento gera redução no encargo tributário da guia de GPS/DAS e por consequência, caso esta informação seja cadastrada de forma retroativa, vai gerar problemas como: atraso do evento S-2230, retificação do fechamento da folha eventos S- 1200 (Remuneração do Trabalhador Vinculado ao Regime Geral da Previdência Social), S-1210 (Pagamento de Rendimentos do Trabalhador) e S-1299 (Fechamento Dos Eventos Periódicos) geração de novas guia.
Afastamento por inatividade de trabalhador avulso, portuário ou não portuário.
Além de este afastamento não ser tão comum para a maioria dos profissionais, também tem seu envio diferenciado, no qual é informado pelo código 34 da Tabela 18 e deve ser enviado a partir do 91º dia de inatividade.
Funcionário Intermitente. Como fica o afastamento no eSocial?
O trabalho intermitente começou com a reforma trabalhista em 2017, sendo um colaborador que trabalha por convocação, de acordo com a necessidade, podendo ter mais de um registro na mesma modalidade. Em 2018 a medida provisória n° 808/2017 perdeu sua eficácia, gerando muitas dúvidas sobre este contrato e o afastamento.
O que fazer quando convoco um funcionário intermitente e ele se afasta?
Assim como os demais funcionários, caso tenha afastamento por auxílio doença ou acidente de trabalho, precisa ser enviado o evento S-2230 normalmente até o dia 07 do mês seguinte para afastamento de 15 dias e para afastamento por período superior ao mencionado devem seguir a regra de envio a partir do 16º dia.
Para a licença maternidade do funcionário intermitente, também deve ser recolhida pelo seu empregador e seu afastamento seguir as mesmas regras do empregado contratado em regime indeterminado, podendo esse valor também ser compensado em guia previdenciária.
E o término do afastamento quando deve ser enviado?
O término do afastamento deve ser enviado até dia 15 do mês seguinte pelo evento S-2030.
Quando for retorno de afastamento e já em seguida tiver um novo afastamento, devemos enviar imediatamente o evento de retorno do trabalhador para que o novo afastamento possa ser informado.
Exemplo: João ficou afastado por 30 dias do seu trabalho, assim que retornou o departamento pessoal verificou que o mesmo está com férias para vencer e para que não ocorra dobra do pagamento das férias o mesmo precisa goza-la, portanto neste caso deve ser enviado o evento de retorno do afastamento e em seguida o evento das férias e ambos com o código de evento S-2230 sendo apenas tipos de afastamento temporário diferentes.
CAT
Quanto acontece um acidente no local de trabalho ou no trajeto de ida ou de volta do colaborador até sua residência, e nos casos de doença relacionada ao trabalho, é preciso abrir a CAT e comunicar ao governo de forma detalhada o ocorrido.
Com o início da SST no eSocial a CAT também passa a ser informada no sistema do governo federal. O envio deve ser feito dentro do prazo de 24 horas pelo evento S-2210, e também deve ser informado o afastamento pelo evento S-2230.
Nos casos em que não há expediente no setor responsável pelo envio da CAT o mesmo deve ser preenchido mesmo que seja parcialmente, podendo ser feito até pelo médico que efetuou o atendimento.
O que pode acontecer se deixar de fazer a CAT ou o afastamento do empregado?
Caso este documento deixe de ser enviado a empresa pode receber uma multa de valor variável entre os valores máximos e mínimos de contribuição por acidente que deixe de aplicar, em caso de reincidência este valor poderá ser dobrado como fala o artigo 286 do Decreto n° 3048/99.
Situações comuns de afastamento no eSocial:
1.Funcionário entregou atestado de horas, como fica neste caso?
A declaração de comparecimento não é considerada atestado e portanto não precisa ser enviado, haja vista, que aceitar este documento fica a critério das normas internas dos trabalhadores.
2.Por que não pode ser enviado um novo afastamento com a mesma data de um término de um afastamento anterior?
Na regra geral os eventos de afastamento precisam ter as informações de início e fim e seguir uma sequência lógica, portanto não é possível dar entrada em um novo afastamento quando o funcionário já está afastado.
Caso haja conflito de dias na informação de um atestado ou início de alguma nova modalidade de afastamento, é necessário lançar sempre com data seguinte ao término do afastamento.
3.Colaboradora estava de férias e entrou em licença maternidade, e agora?
Quando a colaboradora está gestante e tem férias para vencer, para que ela passe pelo final da gestação de forma mais tranquila procuramos conceder o gozo de férias, porém pode acontecer de ela dar à luz ainda em gozo de férias.
Neste caso, o término das férias precisa ser enviado com data anterior ao nascimento da criança e em seguida enviarmos o início da licença maternidade.
Caso o término das férias já tenha sido enviado, precisamos retificar essa informação da base do eSocial por meio do evento de exclusão S-3000 (Exclusão de Eventos), para posteriormente enviar novo afastamento com as informações corretas.
4.E quando ocorre do colaborador falecer quando está afastado?
No caso do falecimento do colaborador não é necessário enviar o evento de término porque as informações já serão levadas para base do eSocial pela rescisão por motivo de óbito eventos S -2299 Desligamento ou S-2399 Trabalhador sem vínculo de empregado/ estatutário – Termino por Óbito.
Entretanto, caso já tenha enviado a data de término, por exemplo férias, assim como no caso anterior o evento deve ser excluído para que possa ser feito os procedimentos mencionados acima.
Ou seja,
A jornada do profissional do departamento pessoal não é fácil, se tratando de afastamento são muitas as particularidades e cuidados que devemos tomar, tanto com os documentos de atestados e prazos de envio ao eSocial evento S-2230.
Como podemos ver todos os atestados médicos devem ser enviados ao eSocial tendo seu prazo de envio do dia 7 do mês seguinte, contudo caso este afastamento tenha quantidades de dias superior a 15 dias deverá ser enviado no 16º dia.
Para os demais afastamentos o envio deve ser feito até o dia 15 do mês subsequente.
Os afastamentos do evento S-2230 são determinados pela tabela 18 do eSocial sendo considerado afastamento, férias, licença maternidade, cárcere e licença sem remuneração etc…
Outro ponto importante de relembrarmos é que as férias é o único evento que pode ser enviado de forma antecipada de até 60 dias, diferente dos demais que apenas são gerados na data do ocorrido.
E para as empresas que tem funcionário intermitente precisam enviar os eventos de afastamento do trabalhador da mesma forma dos outros empregados.
Nos casos em que ocorrem acidentes de trabalho, percurso e doenças relacionadas ao trabalho devemos fazer o envio da CAT que agora será feita pelo sistema do governo federal, pelo evento S-2210 tendo seu prazo de envio de 24 horas, este relatório deve ser feito de forma detalhada e o não envio pode gerar multa ao empregador.
A quantidade de informação sobre afastamentos é ampla e precisamos estar constantemente estudando e aprendendo, o eSocial busca trazer melhorias e unificação das informações ficando mais transparente e acessível para todos os empregadores e empregados.
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