A forma de organização de uma empresa é essencial para o seu crescimento e sucesso. Por isso, utilizar uma boa ferramenta de workflow na gestão de pessoal e das rotinas de DP é a melhor estratégia para obter eficiência e resultados mais ágeis entre a condução dos processos de RH e as lideranças nas empresas.

Para o RH, integrar e agilizar os processos das rotinas de pessoal é preciso automatizá-los, deixando de lado execuções de forma manual para incrementar a produtividade no setor com o uso de ferramentas tecnológicas como o workflow.

Isso é uma necessidade em empresas de qualquer porte e segmento, e em todos os setores: na produção, logística, finanças ou nas rotinas de DP e RH.

O que faz uma ferramenta Workflow

O workflow transforma o fluxo de trabalho em um sistema visível, prático e automatizado para que as equipes consigam entender de forma mais dinâmica o andamento dos processos.

É possível definir as etapas de cada rotina, quais os procedimentos e regras a serem seguidos, os prazos, quais documentos ou ações são necessários, quem são os profissionais responsáveis por cada entrega, entre outros detalhes.

A partir dessas definições e da integração entre os setores envolvidos, é criado um fluxo do início ao fim, que pode ser acompanhado pelos participantes ou administradores através da ferramenta, garantindo que ele seja executado conforme as regras combinadas até a sua conclusão.

Portanto, é preciso conhecer todas as engrenagens que movem o negócio e a importância de cada setor para a finalização das rotinas, gerando agilidade, economia de recursos e o gasto correto na aplicação de investimentos.

Nessa análise podem ser também identificados erros e falhas no fluxo de trabalho, permitindo ao gestor fazer adequações no processo para solucionar tais ocorrências.

Workflow na gestão de pessoal

Na gestão de uma organização, o tempo e a produtividade são fundamentais e, se utilizar de ferramentas que proporcionem melhorias nesses dois requisitos torna o negócio ainda mais eficiente e competitivo.

Para manter um fluxo de trabalho a tecnologia não é apenas essencial, mas sim um grande diferencial, porque embora processos existentes estejam funcionando de forma adequada, o uso de ferramentas como o workflow sempre ajudam a otimizá-los ainda mais.

A grande maioria das empresas e administradores já conhecem ou aplicam a metodologia de workflow em seus processos produtivos sem, no entanto, ter noção das inúmeras vantagens de implementá-lo também para os processos relacionados a gestão de pessoal e do DP. 

Descentralizando atividades do RH

Em um cenário comum, qualquer demanda que gire em torno do pagamento, movimentação ou desenvolvimento de colaboradores é feita diretamente ao setor RH/DP.

Para muitas tomadas de decisões, o pessoal de RH ou DP precisam de confirmação do gestor do funcionário, que irá pedir autorização ao seu superior ou outro responsável, até retornar ao RH, sendo que é gasto um tempo considerável com o controle dessa demanda até que ela seja concluída.

Por outro lado, com a automatização das demandas e rotinas de RH via workflow, estes processos seguirão um fluxo definido, passando pelos responsáveis cadastrados, até chegar em sua etapa final, podendo muitas vezes nem depender de ação direta do DP.

Na medida que o gestor consegue aprovar solicitações feitas pelo colaborador, ou encaminhar as suas próprias movimentações de pessoal, diminui a quantidade de demandas iniciais atribuídas ao RH/DP, gerando um ganho considerável de tempo e de agilidade nesses processos.

Evita ainda que tanto o responsável pelo setor quanto o RH fiquem engessados à espera de liberações ou que seja necessário fazer cobranças dos prazos de forma manual, como e-mails ou telefonemas.

Descentralizar ações e tomada de decisão relacionadas às diversas rotinas de pessoal ou de folha, mas com acesso a uma ferramenta que permita a visão do todo possibilita inúmeras vantagens para o gestor das áreas e mais ainda para os profissionais de RH.

Com o workflow na gestão de pessoal, o RH tem muito mais disponibilidade para ações com foco estratégico para a empresa.

Por que aderir ao método Workflow?

Por ser um método que faz a reorganização da forma de trabalho, consegue atender diversos fluxos de execução conforme a necessidade da empresa.

É imprescindível entender as facilidades geradas pela implementação do workflow na gestão de pessoal.

A lista de benefícios é muito ampla:

• Compliance: a organização e planejamento aplicados nesta metodologia favorecem às empresas atender a auditorias e exigências de normas e procedimentos legais e padrão solicitados pelo compliance da empresa.

• Agilidade dos processos:  a aplicação pode identificar atividades que possam ser automatizadas, e outras desnecessárias, tornando os fluxos mais práticos e ágeis;

• Visualização completa do fluxo: entender a realização das atividades de forma mais ampla possibilita que gestores possam mensurar o desempenho de cada etapa, até mesmo as que são realizadas de forma remota, possibilitando melhor tomada de decisão.

• Comunicação: por possuir etapas e responsáveis organizados, facilita a comunicação entre colaboradores, gestores e o RH, pois todos podem saber onde se encontra a solicitação, e agiliza a correção de erros, proporcionando uma melhor distribuição das tarefas.

• Produtividade: com um fluxo padrão bem definido e autonomia para gestor a agilidade faz diminuir o tempo de cada etapa e isso gera mais disponibilidade para o RH e gestores tratarem de ações mais relevantes para seu setor.

• Redução dos custos: agilizando os processos e reduzindo os erros por meio de ferramentas de automatização proporciona à empresa uma redução nos custos considerável.

O propósito por trás do Workflow será sempre o de aplicar as melhores ferramentas que possam contribuir para a gestão de tempo, produtividade e eficiência do trabalho.

Na gestão de pessoal, o workflow produz aumento de eficiência e transparência dos processos, além de garantir que os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades, reduzindo equívocos e conflitos.

Como aplicar a metodologia Workflow?

Agora que sabemos como esta ferramenta pode contribuir para as organizações é importante ter noções de como aplicá-lo:

1 – Selecionar uma ferramenta de workflow

Mesmo antes de iniciar a criação dos fluxos das solicitações, deverá ser selecionada uma ferramenta para auxiliar nas atividades operacionais e comunicar às equipes. Deve ser de fácil implantação e utilização, com flexibilidade para ajustes e possibilidade de definir diversos níveis de aprovação.

2 – Definir todos os processos que serão automatizados

Listar todas as demandas e solicitações feitas ao RH e DP, tanto as principais quanto as vinculadas a outras áreas, como por exemplo de medicina ocupacional ou acesso de colaboradores a portaria.

3 – Revisão do fluxo de trabalho atual

É importante reunir as equipes e levantar como e de qual forma as solicitações estão sendo efetuadas, quais são os pontos críticos e quais ferramentas são utilizadas.  

A partir deste conhecimento será possível remodelar o fluxo propondo os melhores caminhos e prazos.

4 – Responsáveis

Como todo novo projeto precisa ter um responsável dedicado para a implantação e instalação da metodologia até por acompanhar se os fluxos e atividades estão atendendo às expectativas.

Em seguida, definir os responsáveis por cada etapa do fluxo de solicitações elegidas para a automatização.

5 – Divisão de tarefas

Após o levantamento e montagem dos fluxos as tarefas precisam ser distribuídas e comunicadas aos responsáveis que deverão realizar as tarefas. Definir a importância dos papéis de cada um é essencial.

6 – Comunicar e qualificar os colaboradores

Antes de iniciar o uso da nova ferramenta, é correto comunicar a toda a empresa, realizar treinamentos de qualificação e divulgar as regras para as solicitações. Atenção a todos os colaboradores pois, o sucesso desta implementação dependerá também do bom uso da ferramenta e do entendimento de como ela funcionará.

NydusRH e o Workflow

A plataforma NydusRH possui em sua gama de módulos integrados o Workflow e o Portal do Gestor e do Colaborador.

O Workflow é a ferramenta para criação e organização dos fluxos dos processos, definição dos responsáveis por cada etapa, definição de quais etapas os gestores terão autonomia para aprovação direta ou indireta, acompanhamento completo de todas as etapas das aprovações.

Já o Portal do Gestor e do Colaborador é o caminho de acesso destes participantes nos fluxos criados via workflow para gerar as solicitações ou ter acesso às funcionalidades.

O colaborador poderá visualizar e baixar seus documentos, fazer solicitações como férias, ou justificativas de ausência.

O gestor terá acesso a estas solicitações para dar andamento e criar suas próprias, de acordo com as necessidades de sua equipe e do setor.

Algumas solicitações poderão ser aprovadas e finalizadas diretamente pelo gestor, outras serão encaminhadas aos próximos aprovadores até a sua finalização ou recusa.

Tudo isso integrado a administração de pessoal, o que coloca a agilidade em primeiro plano.

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