Contar com uma empresa especializada que ofereça o serviço de BPO do DP (business process outsourcing) está sendo uma tendência pelos gestores das empresas, considerando que é uma atividade que atua como aliada para otimização de tempo, aumento na produtividade e qualidade do trabalho do profissional de departamento pessoal e RH.

A operação do departamento pessoal exige dos profissionais um grande conhecimento e gestão de tempo, considerando que é preciso ter domínio das regras de folha, noções de segurança do trabalho, ser atento aos detalhes, executar processos burocráticos e produzir documentos padronizados, sempre cumprindo os prazos e exigências da legislação.

Este é um trabalho que demanda tempo, pois precisa ser feito com cautela e muito cuidado, já que as dúvidas e falhas podem gerar transtornos como: multas, descontos e pagamentos indevidos, resultando até mesmo em processos trabalhistas.

As mudanças na legislação trabalhista também exigem uma constante atualização no dia a dia do profissional de DP.  

Como o serviço de operação de folha poderia ajudar o seu time de DP?

Contratar uma empresa especializada para executar uma atividade pode ser considerado transferência da responsabilidade, parcial ou total, das rotinas.

Como o foco da empresa parceira (prestadora do serviço BPO) será a execução e processamento das rotinas do DP e da folha de pagamento, vai retirar dos profissionais da empresa esta carga de trabalho dos processos burocráticos e demorados que ocorrem todos os meses.

Imagine o quanto isso poderia ajudar na vida do profissional de departamento pessoal, otimizando tempo, incrementando a produtividade e permitindo análises mais assertivas, evitando custos ou ações trabalhistas e outras necessidades do seu setor.

Entretanto, o DP ainda terá sua responsabilidade junto ao parceiro, e precisará revisar relatórios e documentações.

O BPO do DP é um serviço que exige cuidado nas tratativas e definição do contrato, considerando prazos de envio da movimentação de folha e recebimento dos resultados, relatórios e arquivos de pagamento, além de controle.

Por isso, os aspectos da folha que podem ser operados por parceiros BPO são:

Como vimos, não se trata somente de folha de pagamento em si. Há diversos aspectos tributários e previdenciários quando considerada a aplicação das regras de convenções ou acordos coletivos, ou processamentos de dissídio para o correto enquadramento de cálculos que diferem entre os diversos segmentos, como: indústria, comércio, construção civil, por exemplo.

O profissional de departamento pessoal responsável precisa estar atento aos prazos de envio de informações relativas aos trabalhadores para o sistema eSocial, entre outros criados pelo governo, e a exigência de conhecimento da legislação trabalhista.

Quais os cuidados que preciso ter ao escolher uma empresa para o BPO do DP?

Antes de optar por esta contratação, assim como de qualquer outro serviço, a empresa precisa verificar se a prestadora do serviço de BPO é idônea, e fazer análise minuciosa de alguns itens:

• Faça uma pesquisa sobre a empresa no mercado;
  
  
• Busque referências e conheça em detalhe como é o processo dela;
  
  
• Verifique se a empresa está atenta sobre as exigências, obrigações e prazos de envio do eSocial;
  
  
• Possuir sistema de folha próprio é um diferencial;
  
  
• Cheque obrigações trabalhistas (fiscais e da previdência) desta empresa; 
  
  
• Verifique se o modelo de serviço que a empresa oferece é compatível com a sua realidade;
  
  
• Certifique-se que é uma empresa atualizada tecnologicamente (RHTech).
  
  

Qual o papel do profissional de DP junto a empresa que presta o serviço?

Contratar um serviço de BPO do Departamento Pessoal vai eliminar muitas tarefas operacionais antes realizadas pelos profissionais da área, e deixará mais tempo para focar em outras atividades, mas, como mencionamos acima, o DP ainda será o responsável por todas as rotinas do setor.

Estes profissionais terão que preparar e encaminhar todas as movimentações que serão processadas nos cálculos da folha.

Essas movimentações vão desde apuração de horas extras, atrasos e descontos, faltas, atestados, programações de férias, verbas para as rescisões, até as informações para a admissão e geração de benefícios para os funcionários.

Ou seja, o papel do setor de departamento pessoal consiste em coletar os dados, enviar os dados para processar, conferir os retornos através de relatórios gerados após os processamentos, confirmando que as demandas foram lançadas, acompanhar os prazos de retorno dos arquivos de pagamentos dos salários ou outros vencimentos, assim como férias, demissão, guias de recolhimento dos encargos, entre outros.

O controle das férias também precisa ser feito pelo profissional de DP e RH, como o período e setores que venham a ter férias coletivas, a conferência dos cálculos e envio dos documentos, como o próprio aviso de férias.

Afinal, a análise das ocorrências de atestados e de apuração de pontos, descontos que sejam necessários etc. não são responsabilidade da empresa de BPO. Ela executará os processos e conferências analíticas do que for demandado e rotineiro e o pessoal do DP deverá acompanhar as entregas para que os prazos de pagamento e legais sejam cumpridos.

O profissional também deverá estar atento as informações que serão enviadas ao setor Contábil, como guias de pagamentos de encargos, provisões, relatórios de benefícios e documentos de rescisão, que devem ser conferidos e estar de acordo com o relatório de fechamento da folha.

Como vimos, a transferência de todas as atividades operacionais que demandam muito tempo no setor de DP para o BPO é um grande ganho no tempo. No entanto, não significa que o DP não terá responsabilidades sobre a validação do que for solicitado.

Quais os benefícios que a operação do DP por terceiros pode trazer no dia a dia de trabalho no Departamento Pessoal? 

A contratação de BPO do DP vem crescendo devido a sua praticidade e outros benefícios que as empresas ou escritórios pode ter:

Otimização do tempo

É a primeira coisa que buscamos quando podemos contar com parceiros especializados para executar tarefas que demandam muito para o time interno. Por distribuir o trabalho operacional, o profissional do departamento pessoal poderá se concentrar mais em analisar melhor as informações e rotinas do departamento, eliminado assim parte da responsabilidade sobre os envios do eSocial.

Com o ganho de tempo, ele conseguirá se desenvolver em outras habilidades e buscar mais conhecimento, ganhando confiança ao executar sua função.

Foco no negócio da empresa e gestão de pessoas

Empresas do mundo todo já perceberam que dispor tempo e energia dos seus talentos nas atividades que trazem resultado efetivo para o negócio vale mais a pena do que gastar em atividades burocráticas trabalhistas e de legislação, que, como vimos, muda a todo o momento e demanda cuidados.

Por isso, o BPO do DP vem crescendo, e empresas que dominam a complexidade das rotinas oferecem a liberdade e segurança para que seja dado foco na gestão das pessoas e objetivos da empresa.

Redução no custo de tempo para retrabalho e erros

O departamento pessoal é um dos setores que mais tem informações, sua rotina é repleta de detalhes e atendem a diversos programas do governo, sendo um setor bastante visado pelos órgãos fiscalizadores e entidades sindicais.

Com a transferência dessas atividades para especialistas, haverá a redução ou eliminação da possibilidade de ocorrência de erros no atendimento aos prazos e exigências legais e do eSocial.

Como já mencionado no decorrer do texto, as falhas na geração da folha podem gerar, tanto processos trabalhistas, como multas. Veja alguns exemplos:

• Não enviar a folha para o eSocial para o dia 15 do mês subsequente ao trabalho podem gerar de R$ 1.812,87.
  
  

• Transmitir em atraso, com erro de informação ou não transmitir a DCTFWeb geram multas do valor de 2% sobre o total de todas as declarações informadas limitado se a 20% tendo o valor mínimo de R$ 500,00.
  
  

Quando falamos em processos trabalhistas, os prejuízos podem ser ainda maiores. Por isso, a importância de contar com a expertise de uma equipe que possui profissionais especializados nas rotinas de pagamento.

Aproveitar o profissional em outra atividade/desenvolvimento

Quando falamos que uma empresa vai terceirizar um determinado setor, logo pensamos que haverá redução de quadro e desligamentos, contudo, é justamente o oposto. O serviço será um aliado para ajudar a agilizar os processos e somar na equipe!

Mesmo que todo o processo do DP seja terceirizado, sempre haverá a necessidade de conferir os retornos, portanto, ainda será muito importante contar com os profissionais de DP na equipe. Afinal, DP não se resume apenas em fechamento de folha, certo?

Ter mais disponibilidade de tempo ajudará a equipe do DP e RH a desenvolver habilidades e talentos em necessidades mais expressivas para a empresa com mais foco.

Procedimentos que demandam mais atenção poderão ser feitos com mais assertividade, em tempo hábil, como atendimento de colaboradores, solicitação de documentos, conferência da folha, treinamentos, entre outros.

Atualização da legislação trabalhista

O departamento pessoal está sempre sofrendo com as mudanças na legislação e a terceirização da folha é uma forma de estar sempre atualizado sobre as mudanças trabalhistas, principalmente quando a empresa parceira mantém um apoio para esclarecer e aplicar as regras de acordo com as últimas atualizações, tanto da legislação, quanto dos acordos sindicais ou convenções trabalhistas.

Em decorrência da pandemia de 2020, a atualização de novas MPs e leis forma publicadas de um dia para o outro. Quem estava trabalhando no departamento pessoal nesta época viveu mudanças aceleradas para aplicar na folha de pagamento, quase a toque de caixa.

Por isso, é importante contratar uma empresa parceira especializada e que tenha sistema próprio, permitindo efetuar a interpretação e aplicação dessas regras trabalhistas sem depender de fornecedores externos para atendimento rápido dos prazos.

Segurança da informação

Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), empresas precisaram ficar ainda mais atentas aos riscos de vazamento e acesso não autorizado das informações de seus funcionários. Isso já faz parte do cotidiano de qualquer empresa.

Mesmo sendo uma rotina, é fundamental que seja selecionada uma empresa parceira de BPO que, sendo uma RHTech, certamente seguirá as melhores práticas de segurança de controle de acesso e dados criptografados. Também manterá todo o rigor na manutenção de servidores e backups.

Conclusão

A terceirização da folha vem como um aliado na execução das rotinas do departamento pessoal. Como se trata de um trabalho repleto de detalhes e informações, obrigações e responsabilidades, o fornecimento deste serviço serve para otimizar o tempo e diminuir a responsabilidade sobre o profissional de DP e RH.

É importante que, ao escolher este tipo de serviço, ficarmos atentos se a empresa possui um sistema muito funcional, se tem acesso a tecnologias que facilitem a comunicação e envio do eSocial e se cumpre as regras e atualizações de legislação.

Contratar o BPO do DP permite que o profissional de DP/RH possa atuar de forma estratégica em outras atividades e desenvolver habilidades com resultados mais expressivos para a empresa.

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