O envio da DIRF mensal pelo eSocial e pela EFD-Reinf já está valendo desde janeiro de 2025. Ainda assim, muitos profissionais de Departamento Pessoal têm dúvidas sobre como confirmar o envio correto dessas informações trabalhistas.
Para evitar complicações e multas, reunimos aqui os principais pontos de atenção que o DP deve conferir na folha de pagamento!
Relembrando: o que é a DIRF?
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF – é um programa que fiscaliza os recolhimentos pela Receita Federal.
Até o ano-base de 2024, as empresas enviavam a DIRF anualmente para informar valores de imposto de renda retido na fonte, bem como outras contribuições retidas de terceiros, como funcionários e prestadores de serviço.
Contudo, a partir da competência janeiro/2025 (ano-base 2025), esse modelo mudou para um formato mensal e automatizado, com as informações transmitidas via eSocial e da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais).
Agora, a cada fechamento da folha de pagamento, as empresas devem enviar ao eSocial as informações sobre dados trabalhistas e previdenciários, assim como rendimentos tributáveis, não tributáveis e isentos da remuneração do trabalhador, que vão atender aos requisitos da antiga DIRF.
Já em relação ao EFD-Reinf, o setor Financeiro informa as retenções fiscais e previdenciárias em pagamentos de serviços e outros.
Essa mudança aumenta a transparência e reduz erros, pois as informações chegam ao governo em tempo real, conforme o pagamento ou retenção ocorre.
Quais dados do eSocial compõem a DIRF mensal?
Como vimos, as informações enviadas por meio do eSocial são a principal base para a declaração da chamada DIRF mensal. Os eventos que contém informações são:
- S-1200 – Remuneração do Trabalhador;
- S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
- S-2299 – Desligamento;
- S-2399 – Trabalhador sem Vínculo de Emprego – Término;
- S-2501 – Informações de Tributos de Processo Trabalhista.
Principais dados que o DP deve conferir:
- Rendimentos tributáveis pagos aos colaboradores;
- Rendimentos Isentos e não tributáveis;
- Valores retidos de Imposto de Renda na Fonte (IRRF);
- Deduções legais, como, por exemplo: contribuições previdenciárias; pensão alimentícia, planos de saúde e odontológicos, detalhando valores descontados ou reembolsados; e dados de dependentes de planos de saúde e odontológico;
- Informações complementares declaradas no S-1200 – Remuneração do Trabalhador, como os rendimentos recebidos acumuladamente (RRA);
- Configuração correta das rubricas enviadas, que impactam diretamente no cálculo do IRRF:
- É importante que o profissional saiba classificar corretamente os valores pagos como prêmios, ajuda de custo e diárias, entre outros tipos.
- Geralmente, os sistemas de folha de pagamento já classificam as verbas de remuneração de acordo com a tabela 21 – Código de Incidências Tributárias – do manual do eSocial.
Como evitar o envio de informações incorretas?
O envio das informações que fazem parte da DIRF mensal envolve muitos detalhes e cruzamentos de dados. Além disso, um simples erro de lançamento pode gerar divergências com a Receita Federal e até mesmo levar o trabalhador à malha fina.
Portanto, garanta que todas as informações transmitidas ao eSocial estejam corretas.
Indicações para evitar divergências
- Dependentes: confirme ativamente os dados dos dependentes, incluindo a data de nascimento e o CPF.
- Pensão alimentícia: valide os dados do alimentando no caso de pensão alimentícia. Além disso, as rubricas de desconto de pensão exigem códigos de incidências específicas de IRRF: 51, 52, 53 ou 54.
- Rotinas de sistema: utilize as rotinas do sistema da folha de pagamento para gerar os cálculos de pensão alimentícia e para efetuar descontos ou reembolsos de plano de saúde. Assim, você evita lançamentos manuais individuais e assegura o uso correto das verbas e naturezas das rubricas.
- Premiação e Ajuda de Custo: redobre a atenção no pagamento desses tipos de valores ou de outras rubricas classificadas com a natureza “Outras Verbas Salariais”. Isso porque é imprescindível verificar se estas verbas devem ou não ter incidências para cada tipo de pagamento.
- Reclamatórias trabalhistas: antes de tudo, é fundamental revisar as informações dos processos trabalhistas em conjunto com o setor jurídico. Em seguida, verificar se os valores são remuneratórios ou indenizatórios, bem como se há pagamento a terceiros (e não para o trabalhador). Por fim, analise se a decisão judicial implica apenas depósito judicial, pois nesse caso, não haverá envio do evento S-2501.
- Competência correta: informe os pagamentos na competência correta, incluindo férias e rescisões. Com isso, evite complicações desnecessárias.
- Revisão final e retorno do eSocial: revise detalhadamente os valores que o sistema gerou antes do informar o fechamento da folha ao eSocial. Para isso, utilize os relatórios de retorno do ambiente eSocial como o S-5002 e o S-5012, que exibem os totalizadores de IRRF.
Ao encontrar divergências nos dados já transmitidos, corrija diretamente nas rotinas da folha de pagamento, em cada competência, seguindo os procedimentos adequados e respeitando os prazos estabelecidos.
Informe de Rendimentos
A modificação no processo da DIRF mensal não isenta as empresas de entregar o Informe de Rendimentos ao trabalhador até fevereiro de 2026.
Por isso, essa obrigação reforça a importância das conferências mensais: os dados deste documento devem refletir exatamente as informações declaradas ao eSocial e à EFD-Reinf em cada competência. Caso contrário, erros podem gerar inconsistências e prejudicar o trabalhador.
Outras situações que merecem atenção
Algumas informações da DIRF mensal são declaradas exclusivamente pelo setor financeiro ou fiscal, por meio da EFD-Reinf, e não pelo eSocial.
Dessa forma, é essencial que Departamento Pessoal e Financeiro atuem de forma integrada, garantindo que tudo seja informado corretamente.
Exemplos de casos que exigem esse alinhamento:
- Planos de saúde ainda pagos a ex-colaboradores;
- Pensão vitalícia ou temporária paga pela empresa a ex-funcionários;
- Pensão vitalícia ou temporária paga a dependentes de funcionário ou ex-funcionário.
Importante: A falta de comunicação entre os setores pode gerar omissões e divergências, trazendo riscos tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
Novidade – Extrator DIRF
A Receita Federal liberou recentemente o acesso ao EXTRATOR DIRF, chamado de Demonstrativo Consolidado IRRF, um programa para auxiliar na revisão e validação dos dados contidos nas declarações.
Essa era uma funcionalidade aguardada há bastante tempo e, portanto, representa um avanço importante para os profissionais do DP e do contábil.
Desse modo, é possível consultar os rendimentos pagos e retenções na fonte relativos aos fatos ocorridos a partir de janeiro de 2025, por meio da comparação dos valores mensais gerados pelo eSocial e pela EFD-Reinf.
Porém, os valores demonstrados são consolidados e ainda não há filtros avançados para facilitar a pesquisa.
Garantindo conformidade no envio da DIRF mensal
A transição da DIRF anual para o modelo mensal representa uma mudança significativa na forma como as informações fiscais e trabalhistas são enviadas à Receita Federal.
Para os profissionais de Departamento Pessoal, isso reforça a necessidade de revisar processos, bem como assegurar a consistência das informações, evitando erros que podem gerar multas ou outras complicações.
Além disso, é fundamental acompanhar as alterações legais e do eSocial, garantindo assim conformidade e eficiência em todos os processos.
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